The Sport Information Resource Centre
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Bowls Canada Boulingrin (BCB) is issuing a Request for Proposals (RFP) to procure professional eLearning design and development services for a new Club Development eLearning module series.

Club Development eLearning Modules

About the Club Development eLearning Modules

  • The Club Development eLearning modules are being developed to help fill the education gap in the area of bowls club governance and provide an opportunity for lawn bowling Board members to learn how to effectively govern their bowls clubs. The primary audience will be individuals in the senior age demographic.
  • The project will entail working with the Project Manager and a review team at BCB to design and develop two (2) eLearning modules in English along with the corresponding French versions, as well as incorporate changes as defined by the review team.
  • Each eLearning module is to take approximately 30 minutes to complete.
  • Progress can be saved by the user so that they may stop and return to it at a later time.
  • The eLearning modules are to be offered in both English and French and must meet BCB’s standards for eLearning in terms of diversity & inclusion, accessibility, and portability to mobile devices.
  • The eLearning modules are to be housed on and accessed via BCB’s Content Hosting System.
  • This project is being supported by the New Horizons for Seniors Program grant. The eLearning modules must include Government of Canada recognition, and be vetted by appropriate Government employees prior to launch.
  • All eLearning modules must be completed, approved and available by March 31, 2022.

Project Scope

The eLearning modules must be developed in English and French. The French translation will be provided to the successful developer. Other considerations include:

  • The successful developer must be available from September 24 – April 1, 2022.
  • The successful developer will have access to the Project Manager, and a Government employee responsible for approving New Horizons for Seniors projects and/or marketing
  • English content will be provided to the developer by September 24, 2021. French content is to be provided by December 15, 2021. See “Project Timeline” below.
  • BCB is receptive to ideas for activities within eLearning modules and these should be included in your proposal submission.

Project Timeline

Below are BCB’s projected timelines and will adjust to accommodate circumstances that may arise:

RFP Deadline of submissions September 17, 2021
Developer selected September 24, 2021
Content development (by BCB) September 24, 2021
eLearning module development February 15, 2022
Full launch and public release March 31, 2022

 Note regarding translation: Final storyboard content will be translated by a third-party organization contracted by BCB. Copyright of all eLearning module materials resides with Bowls Canada Boulingrin.

Developer’s Responsibilities

The successful eLearning module developer will be responsible for:

  • Project management as it relates to the analysis and eLearning design plan, instructional design, graphic design and storyboard development, and technical production of the eLearning modules, prototype development and testing;
  • Completing the instructional design to enable the above outlined learning objectives, using content provided by BCB;
  • Adhering to BCB’s content hosting requirements and technical requirements;
  • Ensuring the entire eLearning module meets the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA: https://accessontario.com/aoda/), and WCAG 2.1 Level AA (http://www.w3.org/TR/WCAG21/);
  • Ensuring the entire eLearning modules follow BCB’s branding guidelines and the Canada.ca Content Style Guide;
  • Ensuring the eLearning modules provide appropriate Government of Canada recognition by working with a pre-determined Government employee to meet minimum requirements of a federally-funded project.
  • Delivery of all source files and assets to BCB, including a single PDF document that shows all content for at-a-glance reference and future template for revisions;
  • The final deliverable will be xAPI or SCORM 1.2 compliant files that will be posted on BCB’s Hosting System.

Proposal Guidelines

This RFP represents the requirements for an open and competitive process. Proposals will be accepted until September 17, 2021, 20:00 ET. Your proposal must include, at a minimum:

  • Experience/background;
  • Pricing profile for all aspects of the project;
  • Hourly rate for subsequent work;
  • Samples of previous work, unless previously submitted; and
  • Contact information for 2 References, unless previously submitted.

All fees must be itemized to include an explanation of all fees. Contract terms and conditions will be negotiated upon selection of the winning bidder for this RFP. All contractual terms and conditions will be subject to review by BCB and will include scope, budget, schedule, and other necessary items pertaining to the project.

Deadline for Submission

  • Questions for the RFP will be answered until September 16, 2021. To ensure a fair and transparent process, questions and answers will be shared with all parties asked to participate in this process, or may have already submitted a proposal. Please direct questions to Jake Schuknecht at jschuknecht@bowlscanada.com.
  • Submissions must be received before 20:00, EDT, on September 17, 2021, and emailed to the attention of Jake Schuknecht at jschuknecht@bowlscanada.com.
  • Proposals will be evaluated during the period of September 20-23, 2021, which could also include a follow-up with shortlisted candidates. Elements of the proposals that will be evaluated (but not limited to), include:
    • Expertise/qualifications;
    • Creative approach and direction;
    • Ability to meet BCB’s standards, and all standards noted in this document;
    • Project budget and costs;
    • Ability to manage the project within stated timelines.
  • The selected developer will be notified by September 24, 2021.

About BCB

Bowls Canada Boulingrin (BCB) is the governing body responsible for lawn bowls in Canada. Our mission is to advance the sport, while our vision is to Bring Canadians Together Through Bowls. BCB is committed to maintaining an environment that fosters personal and professional growth for all volunteers and employees. Our ACTION organizational values are at the core of everything we do.

Bowls Canada Boulingrin (BCB) lance une demande de propositions (DP) pour obtenir des services professionnels de conception et de développement d’apprentissage en ligne pour une nouvelle série de modules d’apprentissage en ligne sur le développement des clubs.

Modules d’apprentissage en ligne sur le développement des clubs

À propos des modules d’apprentissage en ligne sur le développement des clubs

  • Les modules d’apprentissage en ligne sur le développement des clubs sont développés pour combler le manque de formation dans le domaine de la gouvernance des clubs de boulingrin et pour permettre aux membres des conseils d’administration des clubs de boulingrin d’apprendre à gouverner efficacement leurs clubs. Le principal public visé sera celui des personnes âgées.
  • Le projet consistera à travailler avec le gestionnaire de projet et une équipe de révision de BCB pour concevoir et développer deux (2) modules d’apprentissage en ligne en anglais, ainsi que les versions françaises correspondantes, et à incorporer les changements définis par l’équipe de révision.
  • Chaque module d’apprentissage en ligne doit durer environ 30 minutes.
  • La progression peut être sauvegardée par l’utilisateur afin qu’il puisse l’arrêter et y revenir ultérieurement.
  • Les modules d’apprentissage en ligne doivent être proposés en anglais et en français et doivent répondre aux normes de BCB en matière d’apprentissage en ligne en termes de diversité et d’inclusion, d’accessibilité et de portabilité sur les appareils mobiles.
  • Les modules d’apprentissage en ligne seront hébergés et accessibles via le système d’hébergement de contenu de BCB.
  • Ce projet est soutenu par la subvention du programme Nouveaux Horizons pour les aînés. Les modules d’apprentissage en ligne doivent être reconnus par le gouvernement du Canada et être approuvés par les employés compétents du gouvernement avant leur lancement.
  • Tous les modules d’apprentissage en ligne doivent être terminés, approuvés et disponibles avant le 31 mars 2022.

Portée du projet

Les modules d’apprentissage en ligne doivent être développés en anglais et en français. La traduction française sera fournie au concepteur retenu. D’autres considérations sont à prendre en compte :

  • Le concepteur retenu doit être disponible du 24 septembre 2021 au 1er avril 2022.
  • Le concepteur retenu aura accès au gestionnaire de projet et à un employé du gouvernement responsable de l’approbation des projets Nouveaux Horizons pour les aînés et/ou du marketing.
  • Le contenu en anglais sera fourni au concepteur d’ici le 24 septembre 2021. Le contenu en français sera fourni au plus tard le 15 décembre 2021.

Échéancier du projet

Vous trouverez ci-dessous l’échéancier prévu par BCB, qui sera adapté en fonction des circonstances :

Date limite de soumission de la demande de propositions 17 septembre 2021
Concepteur sélectionné 24 septembre 2021
Conception du contenu (par BCB) 24 septembre 2021
Développement du module d’apprentissage en ligne 15 février 2022
Lancement complet et diffusion publique 31 mars 2022

 Note concernant la translation: Le contenu final du storyboard sera traduit par une organisation tierce sous contrat avec BCB. Les droits d’auteur de tout le matériel du module d’apprentissage en ligne appartiennent à Bowls Canada Boulingrin.

Responsabilités du concepteur

Le concepteur de modules d’apprentissage en ligne retenu sera responsable de ce qui suit :

  • La gestion de projet en ce qui concerne l’analyse et le plan de conception d’apprentissage en ligne, la conception pédagogique, la conception graphique et le développement de storyboards, et la production technique des modules d’apprentissage en ligne, le développement de prototypes et les tests.
  • La réalisation de la conception pédagogique pour permettre la réalisation des objectifs d’apprentissage décrits ci-dessus, en utilisant le contenu fourni par BCB.
  • Le respect des exigences d’hébergement du contenu et des exigences techniques de BCB.
  • S’assurer que l’ensemble du module d’apprentissage en ligne est conforme à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (AODA : https://accessontario.com/aoda/) et au WCAG 2.1 niveau AA (http://www.w3.org/TR/WCAG21/).
  • S’assurer que l’ensemble des modules d’apprentissage en ligne respecte les directives de BCB en matière d’image de marque et le Guide rédaction du contenu du site Canada.ca.
  • S’assurer que les modules d’apprentissage en ligne fournissent une reconnaissance appropriée du gouvernement du Canada en travaillant avec un employé du gouvernement prédéterminé pour répondre aux exigences minimales d’un projet financé par le gouvernement fédéral.
  • La livraison de tous les fichiers sources et des actifs à BCB, y compris un document PDF unique qui montre tout le contenu pour une référence en un coup d’œil et un modèle futur pour les révisions.
  • Le produit final à livrer sera des fichiers conformes à xAPI ou SCORM 1.2 qui seront affichés sur le système d’hébergement de BCB.

Lignes directrices de la proposition

Cette demande de propositions représente les exigences d’un processus ouvert et concurrentiel. Les propositions seront acceptées jusqu’au 17 septembre 2021, 20 h, HE. Votre proposition doit inclure, au minimum, les éléments suivants :

  • Expérience/antécédents
  • Profil de prix pour tous les aspects du projet
  • Taux horaire pour les travaux ultérieurs
  • Échantillons de travaux antérieurs, à moins qu’ils n’aient déjà été soumis
  • Coordonnées de deux références, sauf si elles ont déjà été soumises

Tous les frais doivent être détaillés et comprendre une explication de tous les frais. Les termes et conditions du contrat seront négociés lors de la sélection du soumissionnaire gagnant pour cette DP. Toutes les conditions contractuelles seront soumises à l’examen de BCB et comprendront la portée, le budget, l’échéancier et d’autres éléments nécessaires relatifs au projet.

Date limite de soumission

  • Les questions relatives à la demande de propositions seront traitées jusqu’au 16 septembre 2021. Afin de garantir un processus équitable et transparent, les questions et les réponses seront partagées avec toutes les parties invitées à participer à ce processus, ou qui ont déjà soumis une proposition. Veuillez adresser vos questions à Jake Schuknecht à l’adresse jschuknecht@bowlscanada.com.
  • Les propositions doivent être reçues avant 20 h, HE, le 17 septembre 2021, et envoyées par courriel à l’attention de Jake Schuknecht à jschuknecht@bowlscanada.com.
  • Les propositions seront évaluées au cours de la période du 20 au 23 septembre 2021, qui pourrait également inclure un suivi avec les candidats présélectionnés. Les éléments des propositions qui seront évalués (sans s’y limiter) sont les suivants :
    • Expertise/qualifications
    • Approche et direction créatives
    • Capacité à répondre aux normes de BCB et à toutes les normes mentionnées dans ce document
    • Budget et coûts du projet
    • Capacité à gérer le projet dans les délais impartis
  • Le concepteur sélectionné sera informé au plus tard le 24 septembre 2021.

À propos de BCB

Bowls Canada Boulingrin (BCB) est l’organisme directeur responsable du boulingrin au Canada. Notre mission est de faire progresser ce sport, tandis que notre vision est de rassembler les Canadiens par le biais du boulingrin. BCB s’engage à maintenir un environnement qui favorise la croissance personnelle et professionnelle de tous les bénévoles et employés. Nos valeurs organisationnelles ACTION sont au cœur de tout ce que nous faisons.