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The Coaching Association of Canada (CAC) is issuing a Request for Proposals (RFP) to procure one or more translation services to translate its Mental Health in Sport eLearning module into seven languages.

1         Translation Services: Mental Health in Sport eLearning  

1.1      About the Project

The CAC currently offers an eLearning (online, asynchronous) module, Mental Health in Sport, to coaches in English and French. To amplify the impact on communities who have been disproportionally affected by COVID-19, this resource will be updated and promoted to coaches, teachers, and community sport leaders in the following groups:

Remote communities

Indigenous communities

Newcomers to Canada

Low socio-economic communities

Persons with disabilities

Canadian Armed Forces families

The Mental Health in Sport module will be shared on a digital hub and be adapted to meet the needs of these communities. This includes translating the module into 7 additional languages:

Three Indigenous languages;

The top four languages spoken by immigrants, landed immigrants, and persons new to Canada (Punjabi, Chinese (Traditional Chinese (text) / Mandarin (video)), Arabic, and Tagalog)

1.2        Project Overview  

The CAC will provide the selected candidate(s) with an English, Microsoft Word copy of the module’s transcript, transcripts of the embedded videos,  all embedded resources, as well as the module’s graphics. The selected candidate(s) will return the translation(s) to the CAC in Microsoft Word, or another compatible format.

After the translation is transferred over into the online module by the CAC’s developer, the selected candidate(s) will be asked to review the online module to verify the translation has been integrated correctly.

1.3        Project Scope: 

Translation of the module, which is approximately 9,500 – 10,000 English words and includes:

o Main content transcript

o Video transcripts

o Graphics and their ALT-TEXT

o Resource tools

o Website copies of the landing page where the module will be accessed:

The CAC website (coach.ca)

The CAC eLearning hosting system, The Locker

The eLearning module needs to be translated and provided in Microsoft Word (or other compatible format) into the following seven languages:

o 3 Indigenous languages: Cree, Inuktitut,     o Dene (specific dialect or region to be confirmed)

o Punjabi

o Chinese (Traditional Chinese (text) /     Mandarin (for video transcripts))

o Arabic

o Tagalog (Filipino)

NOTE: Interested candidates are welcome to submit a proposal for any number of the above languages based on experience and expertise.
The contract will also require some translation for any web copy, (www.coach.ca) or copy on our Learning Management System (The Locker) eLearning landing pages (80 – 100 words maximum), and copy for marketing materials

Quality assurance: selected candidate(s) will review their translation(s) in its online format and report back to CAC’s developer any corrections to be made.

1.4         Project Timeline 

Below are the CAC’s projected timelines and may adjust slightly to accommodate circumstances that may arise:

RFP Deadline of submissions September 18, 2022
Selected candidate September 26, 2022
Project Kick-off and preliminary files sent to selected candidate(s) October 3, 2022
Final translation files November 1, 2022 – January 15, 2023
Quality assurance: Review online translated module as developed November 21, 2022 – February 10, 2023

 2          Proposal Guidelines 

This Request for Proposal represents the requirements for an open and competitive process. Proposals will be accepted until 20:00 Eastern Time September 18, 2022. Your proposal must include, at a minimum:

Experience/background

Description of process for translation

Capacity to do the project

Pricing profile for all aspects of the project

Hourly rate for subsequent work

Samples of previous work (unless previously provided)

Contact information for 2 References

All costs must be itemized to include an explanation of all fees and costs. Contract terms and conditions will be negotiated upon selection of the successful candidate for this RFP. All contractual terms and conditions will be subject to review by the CAC and will include scope, budget, schedule, and other necessary items pertaining to the project.

3             Submission and Evaluation Process 

Submissions must be received before 20:00 Eastern Time September 18, 2022 and emailed to the attention of Andrea Johnson: ajohnson@coach.ca.

Submission must indicate which language(s) are being quoted on (candidates are welcome to bid anywhere from 1 to all 8 languages)

Elements of the proposals that will be evaluated (but not limited to), include:

o Expertise/qualifications

o Creative approach and direction

o Project budget and costs

o Ability to manage the project within timelines

The successful candidate will be notified no later than September 26, 2022. Unsuccessful candidates will not be formally notified.

4          About Us 

4.1       About the CAC 

The Coaching Association of Canada (CAC) unites stakeholders and partners in its commitment to raising the skills and stature of coaches, and ultimately expanding their reach and influence. Through its programs, the CAC empowers coaches with knowledge and skills, promotes ethics, fosters positive attitudes, builds competence, and increases the credibility and recognition of coaches.

4.2         Equity, Diversity and Inclusion 

As an organization in a diverse and multi-cultural country, the CAC embraces equity, diversity, and inclusion. We recognize that it is important to respect and reflect the diversity of experiences, perspectives and backgrounds of people in Canada and reflect that in our workplace and our projects. By leveraging Canada’s diversity, we can positively impact the sport community, better develop coaches and athletes, and play an important role in Canada’s continued growth and success as a sporting nation.

We seek to work with individuals and organizations that embrace the same values. Please review our Equity, Diversity and Inclusion Policy to learn more about the CAC’s commitment to providing opportunities to priority groups.

4.3         CAC Contact Information 

For any questions regarding this RFP document or additional information, which will be made available to all parties to ensure a fair and transparent process, please contact:

Andrea Johnson

Manager, Projects

Coaching Association of Canada

ajohnson@coach.ca

613-235-5000 extension 2391

This project is made possible thanks to support from Public Health Agency of Canada.

L’Association canadienne des entraîneurs (ACE) lance une demande de propositions (DP) pour obtenir un ou plusieurs services de traduction pour adapter le module de formation en ligne La santé mentale dans le sport en sept langues.

1         Services de traduction : module de formation en ligne La santé mentale dans le sport 

 

1.1 À propos du projet 

L’ACE offre actuellement aux entraîneurs un module de formation en ligne (prestation asynchrone) en français et en anglais intitulé La santé mentale dans le sport. Afin d’amplifier ses retombées sur les communautés qui ont été disproportionnellement touchées par la COVID-19, cette ressource sera actualisée et promue auprès des entraîneurs, des professeurs et des leaders du sport communautaire appartenant aux groupes suivants :

communautés éloignées;

communautés autochtones;

nouveaux arrivants;

communautés socio-économiques défavorisées;

personnes ayant un handicap;

familles de membres des Forces armées canadiennes.

Le module La santé mentale dans le sport sera diffusé sur un portail numérique et adapté pour répondre aux besoins de ces communautés. Il sera notamment traduit en sept langues supplémentaires :

Trois langues autochtones;

Les quatre langues les plus parlées par les immigrants, les résidents permanents et les nouveaux arrivants, soit le punjabi, le chinois (chinois traditionnel [texte] et mandarin [vidéos]), l’arabe et le tagalog.

1.2        Aperçu du projet  

L’ACE fournira au(x) soumissionnaire(s) retenu(s) une copie en anglais des textes du module en format Word, les transcriptions des vidéos intégrés, toutes les ressources intégrées ainsi que les images. Les traductions doivent être retournées à l’ACE en format Word ou dans un autre format compatible.

Lorsque le programmeur de l’ACE aura transféré la traduction dans le module en ligne, le soumissionnaire concerné devra le passer en revue pour vérifier que la traduction a bien été intégrée.

1.3        Portée du projet 

Traduction du module, qui comporte environ 9 500 à 10 000 mots en anglais, en plus des éléments suivants :

o Transcription du contenu principal;

o Transcription des vidéos;

o Images et textes de remplacement associés;

o Outils et ressources;

o Textes des pages de renvoi où se trouvera l’accès au module :

Site Web de l’ACE (coach.ca);

Système d’hébergement de la formation en ligne de l’ACE (le Casier).

Le module de formation en ligne doit être traduit et renvoyé en format Word (ou autre format compatible) dans les sept langues suivantes :

o trois langues autochtones : cri,         o inuktitut et déné (dialecte et région précis à confirmer);

o punjabi;

o chinois (chinois traditionnel [texte] et mandarin [transcription des vidéos]);

o arabe;

o tagalog (filipino).

REMARQUE : Les soumissionnaires intéressés sont invités à soumettre une proposition pour le nombre de langues susmentionnées de leur choix, selon leur expérience et leur expertise.
Le contrat exige aussi la traduction de textes pour le marketing et de tout texte se trouvant sur le site Web (www.coach.ca) ou sur les pages de renvoi des modules dans le système de gestion de l’apprentissage de l’ACE (le Casier) (80 à 100 mots maximum).

Assurance-qualité : les soumissionnaires retenus devront relire leur traduction dans son format en ligne et transmettre au programmeur de l’ACE toute correction à apporter.

1.4         Échéancier du projet 

Voici les dates importantes du projet. De légères modifications pourraient être apportées au besoin.

Date limite de soumission des propositions

18 septembre 2022

Sélection du ou des soumissionnaires

26 septembre 2022

Lancement du projet et transfert des fichiers préliminaires au(x) soumissionnaire(s) retenu(s)

3 octobre 2022

Traduction des fichiers

1er novembre 2022 au 15 janvier 2023

Assurance-qualité : relecture du module traduit dans sa forme intégrée en ligne

21 novembre 2022 au 10 février 2023

 

2         Lignes directrices de la proposition 

La présente demande de propositions constitue un processus ouvert et concurrentiel. Les propositions seront acceptées jusqu’à 20 h (HAE) le 18 septembre 2022. Votre proposition doit au moins comprendre les éléments suivants :

expérience et parcours;

description du processus de traduction;

capacité requise pour faire le projet;

liste détaillée du coût de tous les aspects du projet;

tarif horaire pour le travail subséquent;

échantillons de travaux antérieurs (à moins qu’ils aient été soumis précédemment);

coordonnées de deux références.

Chaque coût doit être détaillé de manière à ce que tous les frais soient justifiés. Les modalités du contrat seront négociées avec le soumissionnaire retenu. Elles peuvent toutes être révisées par l’ACE et doivent préciser la portée, le budget, l’échéancier et les autres éléments essentiels du projet.

3         Processus de soumission et d’évaluation 

Les soumissions doivent être envoyées à Andrea Johnson à l’adresse ajohnson@coach.ca et reçues avant 20 h (HAE) le 18 septembre 2022.

La soumission doit indiquer la ou les langues choisies (les candidats sont invités à soumissionner pour une ou plusieurs des sept langues, voire toutes).

L’ACE évalue notamment les éléments suivants :

expertise et compétences;

démarche et orientation créatives;

budget et coûts du projet;

capacité à mener à bien le projet dans les délais.

Le ou les soumissionnaires retenus seront avisés au plus tard le 26 septembre 2022. Les soumissionnaires non retenus ne recevront pas d’avis officiel.

4         À propos de nous 

4.1      À propos de l’ACE 

L’Association canadienne des entraîneurs (ACE) rallie divers intervenants et partenaires autour de sa mission de formation et de certification des entraîneurs, dans le but ultime d’étendre leur influence. Les programmes de l’ACE visent à outiller les entraîneurs en rehaussant leurs connaissances et compétences, à promouvoir le respect de normes éthiques, à encourager des comportements positifs ainsi qu’à accroître la reconnaissance professionnelle et l’influence des entraîneurs.

4.2        Équité, diversité et inclusion 

En tant qu’organisme d’un pays diversifié et multiculturel, l’ACE adopte les principes d’équité, de diversité et d’inclusion. Nous reconnaissons l’importance de respecter et de représenter la diversité des expériences, des perspectives et des origines de chaque Canadien et Canadienne et de faire en sorte que cette diversité se reflète dans notre milieu de travail et nos projets. En tirant parti de la diversité du pays, nous pouvons avoir un effet positif sur la communauté sportive, mieux former les entraîneurs et les athlètes et jouer un rôle important dans la croissance et le succès du Canada en tant que nation sportive.

Nous souhaitons travailler avec des personnes et des organismes qui partagent les mêmes valeurs. Consultez la Politique d’équité, de diversité et d’inclusion pour en savoir plus sur l’engagement de l’ACE à offrir des occasions aux groupes prioritaires.

4.3        Coordonnées de l’ACE 

Toute question concernant le présent document et toute demande de renseignements supplémentaires seront transmises à toutes les parties dans un souci d’équité et de transparence. Elles doivent être adressées à :

Andrea Johnson

Gestionnaire de projets

Association canadienne des entraîneurs

ajohnson@coach.ca

613 235-5000, poste 2391

Ce projet est rendu possible grâce au soutien de l’investissement de l’Agence de la santé publique du Canada.