Alors que le public passe de plus en plus de temps en ligne en raison de la pandémie, les organisations de sport et d’activité physique ont la possibilité de faire des exposés plus solides avec de nouveaux moyens. Le 15 juillet, le SIRC a organisé un webinaire – L’art de faire un excellent exposé – mené par l’expert en médias Warren Weeks, conçu pour aider les participants à faire de meilleurs exposés en ligne et en personne. Les principaux messages de ce webinaire sont les suivants :

• Conseils et techniques en matière d’organisation et de préparation;
• Conseils pour faire de bons exposés;
• Façons d’utiliser plus efficacement les outils visuels.

Vous trouverez ci-dessous un résumé vidéo de la session et un article de blogue comprenant des questions et réponses avec M. Weeks qui répondent à certaines des questions posées par les participants.

Il s’agissait de la troisième séance de la nouvelle série de webinaires du SIRC, Pleins feux sur les experts. Inscrivez-vous dès maintenant aux prochaines sessions.

Mis à part la présentation qui accompagne un exposé, qu’est-ce qui vous permet de vous préparer pour faire un exposé?

Beaucoup de gens concentrent la plupart de leurs efforts sur les diapositives et, même si je reconnais que c’est important, je pense que l’élément le plus important est de comprendre d’abord l’objectif principal et le déroulement de votre exposé. Une fois que vous maîtrisez ces concepts, vous pourrez savoir à quoi ressemblera votre diaporama et ce qu’il contiendra. Mais sur le plan des priorités, il faut d’abord définir l’histoire et le déroulement de l’exposé, puis se pencher sur les diapositives. Pour déterminer l’histoire et le déroulement, il faut d’abord comprendre qui est votre public, ce qu’il cherche à apprendre de votre exposé, puis trouver la façon la plus intéressante et la plus engageante de transmettre cette information, que ce soit par des exemples tirés de l’actualité, des études de cas, de l’humour (si c’est approprié), etc. Bien sûr, il y a beaucoup de petits détails à régler (limite de temps, aspects audio/visuel, etc.), mais tout bon exposé commence par une base solide, et cela se résume à l’histoire et au déroulement.

Où puis-je trouver des ressources pour m’aider avec mon exposé?

Une recherche sur Google vous donnera toutes sortes de renseignements sur la manière de devenir un présentateur efficace. Mais pour moi, la meilleure ressource est de regarder beaucoup de présentateurs en ligne et de prendre des notes sur ce que vous aimez ou n’aimez pas dans leurs exposés. Les TED Talks sont une excellente ressource pour cela. Bien qu’ils soient très scénarisés et suivent un format spécifique de 18 minutes ou moins, la plupart des TED Talks sont d’excellents exemples de la manière de faire un bon exposé. Regardez-les autant que possible et essayez de prêter attention aux détails spécifiques des exposés. Les présentateurs ont peut-être commencé par aborder une question. Ou ils ont fait une longue pause à un moment stratégique pour attirer l’attention. Certaines personnes utilisent des diapositives pour mettre l’accent sur leurs points, tandis que d’autres parlent simplement sans support visuel.

Lorsque je me prépare à prononcer un discours important lors d’une conférence (le bon vieux temps de la pré-COVID), je m’isole avec YouTube et je consulte les présentations d’autres orateurs principaux. C’est incroyable ce qu’on peut trouver. Il y a littéralement des milliers de conférences. Et je trouve que j’apprends autant des mauvaises performances que des bonnes. Regarder un présentateur faire un mauvais exposé peut mettre en évidence certaines pratiques et habitudes et vous permettre de prendre une décision consciente pour éliminer ces habitudes de vos exposés.

Quels sont vos conseils pour améliorer l’engagement avec le public?

Un bon engagement avec le public est la chose insaisissable que tout orateur souhaite, mais il peut être si difficile à atteindre. Bien que cette liste ne soit pas définitive, voici quelques techniques qui peuvent vous aider à créer un lien plus fort avec votre auditoire :

• Faites vos recherches sur les membres de votre public. Renseignez-vous autant que possible sur les personnes qui seront dans l’auditoire. Consultez certains de leurs profils sur les médias sociaux. Vous y trouverez peut-être un petit bijou de conversation que vous pourrez faire ressortir pendant votre exposé.
• Si vous faites votre exposé en personne, prenez soin de rencontrer le plus grand nombre possible de membres de l’auditoire avant le début de votre exposé. Saluez-les avec un sourire. Posez des questions à leur sujet. La création de ces liens personnels se prolongera sur la scène une fois que vous aurez commencé votre exposé.
• Si vous dépensez trop d’énergie sur votre contenu, vous n’e n’aurez pas assez pour créer ces liens avec les membres de votre auditoire. Plus vous vous serez familiarisé avec votre contenu, plus vous serez à l’aise, et plus vous aurez d’espace mental à consacrer à cet engagement avec votre public. C’est une autre raison pour laquelle il est si important de connaître votre contenu à fond.

À quelle fréquence mettez-vous à jour vos diapositives et vos histoires si vous faites le même exposé à plusieurs reprises?

Je parle généralement de quatre sujets différents (relations avec les médias, gestion de crise, médias sociaux et techniques de présentation) et je ne pense pas avoir déjà fait exactement le même exposé deux fois. Bien que les objectifs et les principes fondamentaux sous-jacents restent les mêmes, je suis toujours à la recherche de nouveaux exemples, de façons plus intéressantes de raconter des histoires, etc. Pour le webinaire du SIRC sur l’art de faire un excellent exposé, j’ai probablement passé environ quatre heures à mettre à jour le contenu de la présentation précédente. J’ai notamment ajouté quelques nouveaux exemples et mis à jour les images de certaines de mes diapositives dont je m’étais lassé.

J’ai également ajouté des vidéos en arrière-plan à environ huit diapositives, car je pense qu’elles sont plus intéressantes à regarder qu’une image statique. J’ai également supprimé un certain nombre de diapositives avant le webinaire, car je voulais m’assurer de pouvoir tout terminer en 60 minutes. Si vous cherchez de nouvelles histoires et des exemples à ajouter à une présentation, Twitter peut être une excellente ressource. Si je vois quelque chose qui me semble bien fonctionner dans un exposé, je m’enverrai ce gazouillis par courriel avec le sujet de l’exposé que je donne pour me rappeler où le classer. Vous pouvez également vous procurer des exemples de sources dans votre réseau. Je demande parfois à mes abonnés sur Twitter ou Facebook s’ils ont de bons exemples d’une certaine chose, et je reçois toujours quelques suggestions.

Existe-t-il des bonnes pratiques pour présenter des informations complexes où la narration et l’engagement pourraient être plus difficiles?

Si la NASA peut faire un excellent travail en racontant des histoires sur la science des fusées (l’une des choses les plus complexes au monde), alors le reste d’entre nous peut le faire aussi. Il n’y a pas de règle unique sur la façon de fournir des informations très complexes, mais voici quelques éléments à prendre en compte. Peu importe que le sujet soit simple ou complexe, vous ne ferez retenir aux gens que deux ou trois points clés de votre exposé. Au lieu de vous perdre dans les détails, concentrez-vous sur ces deux ou trois points principaux et trouvez ensuite le moyen de faire en sorte que le public les ramène chez lui de la manière la plus convaincante possible.

Des communicateurs comme Neil deGrasse Tyson et Bill Nye peuvent nous donner de très bonnes leçons. Ils abordent des sujets très complexes, mais ils les rendent intéressants et suffisamment simples pour que la plupart des gens les apprécient et les comprennent. Cela n’arrive pas par hasard. Il faut de l’effort et de la discipline pour élever le complexe à un niveau de simplicité sans l’amoindrir. Encore une fois, pour moi, cela revient à déterminer vos objectifs et le déroulement de votre histoire, puis à construire votre présentation à partir de là.

J’ai vu de nombreux présentateurs mettre une diapositive à l’écran avec des centaines de mots ou des tableaux massifs remplis de chiffres. Personne ne peut se concentrer sur cela. Ça brise le lien avec votre public. Mais demandez-vous ce que les gens ont besoin de savoir à propos de ce graphique. Il peut s’agir d’un chiffre, d’une tendance ou d’un fait qui soutient votre argument. Au lieu d’afficher tout le graphique, affichez un chiffre à l’écran et demandez si quelqu’un sait pourquoi il est important. Faites une pause dramatique. Puis donnez votre réponse. C’est une façon plus convaincante de raconter vos histoires. Je pense que cela peut être fait pour n’importe quel sujet si vous y réfléchissez à l’avance.

Vous avez mentionné Canva comme un outil. Est-ce de là que vous obtenez toutes vos vidéos?

J’adore Canva. C’est ma plateforme de création de diapositives. Je l’aime parce qu’elle me fait gagner du temps. C’est plus rapide que la création d’images dans PowerPoint et les diapositives sont plus belles à mon avis. Pour le webinaire que j’ai donné pour le SIRC, les vidéos que j’ai utilisées comme images de fond (la femme qui se met de la craie sur les mains, les joueurs de hockey qui marchent dans le couloir vers la patinoire) provenaient toutes de Canva. Les exemples que j’ai utilisés de personnes faisant des présentations provenaient de YouTube. Si vous souhaitez améliorer votre contenu, je vous recommande vivement de consulter Canva.

Qu’est-ce que vous utilisez comme micro?

Pour le webinaire du SIRC, j’ai utilisé le micro intégré de mon ordinateur portable. J’ai essayé différentes options au cours des quatre derniers mois environ (AirPods, micro USB) mais j’ai constaté que, comme je montre beaucoup de vidéos dans mes présentations, l’utilisation d’un micro externe peut causer des problèmes faisant en sorte que le public ne peut pas entendre le son. J’ai donc testé le micro de l’ordinateur à l’avance et il m’a semblé qu’il fonctionnait suffisamment bien.

Pour filmer les exposés lors des conférences, j’utilise un micro sans fil que je connecte à une caméra vidéo. Je l’utilise également pour les vidéos de formation que je mets en ligne.

Avez-vous des conseils supplémentaires pour la présentation de webinaires?

Mon conseil serait simplement de faire des essais. En règle générale, si c’est votre première fois et que vous voulez faire du bon travail, vous devriez prévoir jusqu’à 30 heures de préparation pour un webinaire d’une heure. Cela comprend l’élaboration de votre sujet, la recherche sur le public, l’observation d’autres présentations pour trouver des idées ou de l’inspiration, la recherche de votre matériel, d’exemples, d’études de cas, de faits, etc., l’établissement du flux de la présentation, le développement de vos diapositives (si vous en utilisez), l’édition et la suppression selon les besoins, et la pratique de votre exposé complet au moins quelques fois. La pratique et la préparation sont vos deux meilleurs amis pour faire de bons exposés. L’autre conseil que je vous donne est d’enregistrer chaque exposé que vous faites afin de pouvoir le regarder par la suite (aussi pénible que cela puisse être) et de faire des ajustements et des améliorations. Vous ne pourrez probablement pas constater l’amélioration d’un exposé à l’autre, mais vous verrez une énorme différence d’une année à l’autre.

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Pour en savoir plus sur le contenu des webinaires et pour vous inscrire aux prochaines sessions, consultez la série complète du SIRC –  Pleins feux sur les experts.

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A propos de(s) l'auteur(s)

Warren Weeks a vendu son premier journal à sa grand-mère à l’âge de cinq ans, il a été le responsable des relations publiques de Wayne Gretzky pendant une journée en 1998 et, au cours des deux dernières décennies, il est devenu l’un des formateurs en médias les plus populaires et les plus fiables du Canada. Des milliers de porte-parole d’un large éventail d’industries ont demandé à M. Weeks de leur apprendre à mieux contrôler leurs entrevues avec les médias et à améliorer leurs résultats en matière de relations avec les médias. N’hésitez pas à contacter M. Weeks sur Twitter (@Warren_Weeks).

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