Pour de nombreux administrateurs sportifs canadiens, une pandémie mondiale semblait relever de livres d’histoire ou de films de science-fiction. Cependant, en mars 2020, avec la COVID-19 qui balayait la planète, un certain nombre de grands événements sportifs ont été annulés au Canada. Le présent article partage les expériences et les leçons tirées de la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique 2020, de Patinage Canada et de Volleyball Canada.
7 mars 2020 – 101 927 cas confirmés de la COVID-19 dans le monde; 51 cas confirmés au Canada (Rapports de situation de l’Organisation mondiale de la santé)
Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique 2020 – Jeux d’hiver de l’Arctique, Whitehorse YT
Les Jeux d’hiver de l’Arctique 2020 étaient prévus du 15 au 21 mars 2020 à Whitehorse, au Yukon, et allaient marquer le 50e anniversaire des Jeux. En préparation de l’accueil de 2 000 athlètes, ainsi que du personnel et des bénévoles des délégations de toute la région circumpolaire (Groenland, Norvège, Suède, Finlande et Russie, en plus du Nunavik, du Nunavut, des Territoires du Nord-Ouest, du nord de l’Alberta, du Yukon et de l’Alaska), des séances d’information avec le médecin en chef intérimaire du Yukon concernant la COVID-19 ont commencé en février. Les questions au bureau du médecin en chef se sont lentement multipliées, passant des protocoles standard de santé publique au début du mois de février aux détails sur les délégations et les arrangements d’hébergements à la mi-février, et aux demandes de renseignements sur les itinéraires spécifiques de voyage à travers les plateformes aéroportuaires internationales au début du mois de mars. Moira Lassen, directrice générale de la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique 2020, se souvient des conversations inattendues entre le personnel et les bénévoles, notamment lors d’une réunion d’urgence sur le désinfectant pour les mains, puisque seulement 6 des 75 bouteilles avaient été livrées. « Je me souviens avoir pensé : “Tout cela commence à devient bizarre”. Mais même alors, nous étions convaincus que nous avions pris les précautions nécessaires. »
Tard dans la matinée du 7 mars, Mme Lassen a été convoquée à une réunion au bureau du ministre des Services communautaires lors de laquelle le médecin en chef a recommandé l’annulation des Jeux. Après une discussion sur les considérations sanitaires, les conséquences de l’annulation et les principaux messages de communication, la décision était claire. À midi, la Société hôte, avec le soutien du gouvernement du Yukon et de la ville de Whitehorse, a officiellement annoncé que les Jeux d’hiver de l’Arctique 2020 étaient annulés suite à une recommandation du médecin en chef sanitaire intérimaire du Yukon.
À ce moment-là, la décision fut critiquée par certains. Aucun cas de COVID-19 n’avait été signalé dans les territoires canadiens, des cas minimes avaient été signalés dans la région circumpolaire, et aucun athlète d’une délégation n’avait été déclaré positif pour le virus (bien qu’un athlète ait été déclaré positif le jour de l’ouverture des Jeux). La situation s’étant aggravée et l’épidémie ayant été déclarée comme une pandémie, la décision d’annuler l’événement a été applaudie.
11 mars 2020 – 118 319 cas confirmés dans le monde; 93 cas confirmés au Canada (Pandémie déclarée par l’OMS)
Patinage Canada – Championnats du monde de patinage artistique de l’UIP, Montréal (Québec)
Le 11 mars, Debra Armstrong, PDG de Patinage Canada, a reçu un appel téléphonique lui donnant un préavis de sept minutes avant que le gouvernement du Québec n’annonce l’annulation des Championnats du monde de patinage artistique de l’Union internationale de patinage (UIP), prévus du 16 au 22 mars 2020 à Montréal, au Québec.
Patinage Canada a suivi la situation de la COVID-19 de près, puisque les 200 meilleurs patineurs artistiques de 50 pays étaient attendus pour les championnats du monde, en plus d’athlètes et de personnel canadiens qui se rendent aux événements internationaux. À l’approche de la compétition de Montréal et face à l’inquiétude croissante concernant la propagation du virus, Patinage Canada a travaillé avec l’UIP pour créer et tenir à jour un plan de gestion lié à la COVID-19 afin de gérer et de surveiller les risques sanitaires pour 400 athlètes, entraîneurs, employés et bénévoles par l’entremise de protocoles à multiples facettes comprenant des contrôles de température, des stations de lavage des mains et des chambres d’isolement.
Ce que Patinage Canada ne pouvait pas contrôler, c’était les milliers de spectateurs attendus tout au long de la semaine. Des millions de dollars en billets ont été vendus pour l’événement, et des spectateurs du monde entier étaient attendus, dont environ 25 % provenant de la Chine, de la Corée et du Japon. Si Patinage Canada et l’UIP pouvaient imposer des protocoles de sécurité aux athlètes, à leur entourage, au personnel et aux bénévoles, ils ne contrôlaient pas les installations et ne pouvaient donc pas contrôler les spectateurs. Le gouvernement du Québec discutait depuis quelques semaines des risques associés aux rassemblements de masse, et les championnats du monde de l’UIP étaient de loin le plus grand événement à se tenir dans la province. En fin de compte, ce sont les responsables de la santé publique qui ont pris la décision d’annuler l’événement.
24 mars 2020 – 372 755 cas confirmés dans le monde; 1 432 cas confirmés au Canada
Volleyball Canada – Championnats nationaux 2020, Edmonton (Alberta)
Les championnats nationaux de Volleyball Canada, qui aurait dû amener 10 000 athlètes à Edmonton, en Alberta, pour les épreuves U15, U16, U17 et U18 du 10 au 20 mai 2020, ont été annulés le 24 mars 2020. Des événements simultanés prévus à Halifax, Ottawa et Abbotsford ont également été annulés. Ce qui a surpris le PDG Mark Eckert, c’est la rapidité avec laquelle la situation de la pandémie a changé. « Au début du mois de mars, notre regard était tourné vers l’international; nous étions préoccupés par la manière de ramener chez eux, en toute sécurité, les athlètes canadiens qui s’entraînaient et participaient à des compétitions à l’étranger. À ce moment-là, les conversations avec le service de santé publique d’Edmonton se concentraient sur l’atténuation des risques : le lavage des mains, la signalisation et l’orientation des spectateurs. En quelques jours, des restrictions étaient en place et nous avons été contraints d’envisager une nouvelle réalité. »
Au départ, Volleyball Canada avait fixé au 13 avril la date limite pour prendre une décision sur l’annulation ou non des championnats nationaux. Cependant, compte tenu de l’annulation d’autres événements nationaux, M. Eckert a déclaré qu’il aurait été imprudent de retarder la décision plus longtemps. L’annonce de Volleyball Canada le 24 mars 2020 a été faite peu après que les Comités internationaux olympique et paralympique aient annoncé le report des Jeux de Tokyo de 2020. L’Edmonton Expo Centre, où 55 terrains de volleyball étaient prévus pour accueillir l’événement national, a été réaménagé en centre de santé temporaire pour aider les personnes vulnérables pendant la pandémie de la COVID-19.
« Nous étions incroyablement préparés; et nous n’étions pas prêts du tout. »
L’annulation des événements en raison de la pandémie mondiale était quelque chose que ces trois dirigeants sportifs n’avaient pas imaginé. Interrogée sur son expérience globale concernant l’annulation, Mme Armstrong a répondu qu’elle était divisée en deux camps. D’une part, l’équipe de Patinage Canada a appris à quel point elle était incroyablement préparée. Grâce à des processus de gestion de projet efficaces, elle a pu s’adapter dès que les premières mesures de santé publique ont été proposées. Une fois la décision d’annulation prise, le personnel savait où se trouvait chaque contrat, ce que disait chaque ligne du contrat et qui devait être contacté. Son plan de communication sur trois ans comprenait des protocoles de communication de crise avec des déclarations d’attente et des directives claires sur les personnes à aviser, dans quel ordre et par qui. Grâce à une gestion financière et de projet rigoureuse, les dossiers des événements ont été clôturés en mai 2020, alors que d’autres organisations pourraient prendre un an ou plus pour clore les choses. D’un autre côté, Mme Armstrong pense qu’ils n’étaient pas du tout prêts : « En un million d’années, nous n’aurions jamais prédit cela. »
L’annulation des Jeux d’hiver de l’Arctique et des championnats du monde de l’UIP a nécessité une action immédiate de la part des comités organisateurs. Les partenaires, les fournisseurs, les bailleurs de fonds, les commanditaires et le personnel devaient être informés. Avec l’arrivée imminente des athlètes, les deux organisations devaient travailler avec d’autres organisations sportives pour s’assurer que personne ne monte à bord des avions à destination du Canada et ne soit bloqué si les voyages internationaux étaient restreints. Une bénévole internationale des Jeux d’hiver de l’Arctique a vu l’annonce de l’annulation à son arrivée à l’aéroport international de Vancouver, et a immédiatement modifié ses plans de voyage pour retourner au Royaume-Uni dans le prochain vol.
Contrairement à Patinage Canada et à la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique, dont les événements ont été interrompus sans préavis par les autorités sanitaires, Volleyball Canada a pris la décision d’annuler les championnats nationaux. En interne, la décision a été prise le jeudi 19 mars 2020; l’annonce publique a été faite le mardi 24 mars 2020. Cela a donné à Volleyball Canada le temps de travailler avec le personnel, les partenaires et les principales parties prenantes afin de se pencher sur la logistique et d’élaborer ses messages de communication. « Nous ne voulions pas que nos partenaires apprennent l’annulation de l’événement par un communiqué de presse, a déclaré M. Eckert. Prendre le temps de rencontrer les partenaires et de les faire participer à la prise de décision a permis de s’assurer qu’ils étaient d’accord pour soutenir les actions nécessaires à court terme, mais aussi les plans à long terme pour les changements de programme et le retour au jeu. » Ce temps supplémentaire a également permis à Volleyball Canada de coordonner les annonces d’annulation avec ses associations provinciales, ce qui a aidé à gérer les éventuels commentaires négatifs du public.
Les conséquences financières des annulations
Du point de vue de la PDG, les répercussions financières immédiates des événements annulés ont peut-être été les plus stressantes. Chaque événement impliquait des dizaines de contrats d’une valeur de plusieurs millions de dollars. À moins d’une semaine du début des événements, certains des contrats associés aux Jeux d’hiver de l’Arctique et aux championnats du monde de l’UIP avaient déjà été livrés, y compris les marchandises et les décorations. Ces coûts étaient irrécupérables, et comme les dates étaient inscrites sur tous les articles, ceux-ci n’étaient pas considérés comme réutilisables. Un élément qui a aidé les trois organisations était une clause de force majeure dans de nombreux contrats, qui libère les parties de toute responsabilité ou obligation lorsqu’un événement extraordinaire ou une circonstance échappant au contrôle des parties empêche l’exécution des obligations contractuelles. Dans l’ensemble, Volleyball Canada a enregistré une perte de revenus nets de près de 1 million de dollars et Patinage Canada de 1,035 million de dollars. La Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique a dû assumer des frais d’annulation d’environ 710 000 dollars.
Pour Volleyball Canada, des partenariats solides et des pratiques de communication ont été un facteur clé pour limiter les conséquences financières de l’annulation des championnats nationaux. Par exemple, les partenaires de voyage ont renoncé aux clauses d’attrition pour les 24 000 chambres réservées pour l’événement; d’autres étaient prêts à prendre en charge une partie des coûts ou à avancer de l’argent pour de futurs événements. M. Eckert a déclaré : « Nos relations solides ont permis aux partenaires de s’investir dans un événement réussi. Les impliquer dans la prise de décision relative à l’annulation les a investis d’une nouvelle manière. » Avec seulement trois villes capables d’accueillir un tournoi de volleyball d’une telle ampleur, les partenaires locaux pouvaient être sûrs que l’événement allait bientôt revenir.
Héritages perdus
Pour les trois organisations, les annulations d’événements représentent des pertes d’opportunités importantes. Tant Patinage Canada que Volleyball Canada comptent sur les revenus des événements pour soutenir le développement des athlètes, des entraîneurs, des officiels et des infrastructures pour les années à venir. Le plan d’héritage des Jeux d’hiver de l’Arctique a été conçu de la même manière pour apporter des avantages à l’ensemble du Yukon. Il serait difficile de recréer cet héritage sans organiser un autre événement.
Les annulations ont également eu des répercussions économiques dans les communautés d’accueil. Les trois événements auraient apporté des revenus touristiques importants. Patinage Canada et la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique ont évoqué l’occasion manquée d’accueillir des gens du monde entier et de mettre en valeur le meilleur de notre pays en soutenant les hôtels, les restaurants et les magasins locaux.
Après l’annulation, la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique a dû faire face à une tâche d’organisation assez différente de celle de Patinage Canada ou de Volleyball Canada. L’espace de stockage disponible étant limité, la Société hôte a dû prendre des dispositions pour donner, vendre, recycler ou éliminer une grande variété de matériel, allant de l’équipement de bureau aux marchandises, en passant par les lits superposés et les sacs de couchage pour les 2 000 athlètes attendus. Le don de matériel s’inscrivait dans le cadre du plan de legs des Jeux, ce qui a permis de prendre des décisions qui ont profité à l’ensemble du Yukon. Les équipes ont eu le choix de se faire expédier les cadeaux des Jeux à leurs propres frais et le produit de la vente a été investi dans le fonds d’héritage pour les prochains Jeux d’hiver de l’Arctique au Yukon.
L’annulation des Jeux d’hiver de l’Arctique a également signifié que les initiatives introduites par la Société hôte pour rendre l’événement plus inclusif que jamais n’ont pas été pleinement expérimentées. Ces événements historiques comprenaient un plan d’action de réconciliation axé sur les Premières nations du Yukon, des salles de bain et des douches neutres et la première maison de la fierté des Jeux d’hiver de l’Arctique. Ces initiatives ont été incluses dans le rapport final et les recommandations de la Société hôte au Comité international des Jeux d’hiver de l’Arctique, et seront partagées avec la prochaine Société hôte dans le cadre des processus de transfert de connaissances. Mme Lassen espère que ces initiatives feront partie de l’héritage des Jeux de 2020.
Rêves ternis et opportunités manquées
Les annulations des événements ont été dévastatrices pour les athlètes. Au sein de la communauté internationale de patinage artistique, les Championnats du monde de l’UIP devaient être l’événement de l’année – le point culminant de l’entraînement et de la compétition des athlètes, et pour beaucoup une étape importante dans la qualification pour les Jeux olympiques d’hiver de Pékin en 2022. Avant l’annulation, Patinage Canada a rencontré les athlètes de l’équipe canadienne pour discuter de l’état d’avancement de l’événement et en évaluer les conséquences. La clé de son approche était d’éviter toute spéculation. Mme Armstrong a déclaré : « Nous avons communiqué aux athlètes ce que nous savions. Malheureusement, nous ne savions pas grand-chose à ce moment-là… et nous n’en savons pas vraiment plus maintenant. Nous allons tous devoir être flexibles jusqu’à ce que nous sachions ce qui nous attend. » Patinage Canada et l’UIP sont toujours en train de déterminer comment rattraper les Championnats du monde manqués.
Dans la communauté du volleyball, les championnats nationaux constituent un événement énorme qui rassemble les athlètes U15, U16, U17 et U18 de tout le pays. L’annulation a été déchirante pour les athlètes qui allaient vieillir et ne plus correspondre à une catégorie. Le butin des championnats nationaux est une source d’identité d’équipe, de fierté et de statut au sein de la communauté du volleyball. Dans les semaines qui ont suivi l’annulation, Volleyball Canada a pu travailler avec son partenaire commercial, VolleyballStuff, pour créer la marchandise des Nationaux 2020 « Rallions-nous à part ». Les recettes de chaque achat ont été versées à Banques alimentaires Canada, soit un peu plus de 25 000 dollars versés dans le cadre de la campagne. Volleyball Canada a également entendu parler d’équipes qui ont fait don de leurs frais d’inscription remboursés à des organisations caritatives locales.
Au-delà de la compétition, l’échange culturel et l’interaction sociale sont des valeurs clés des Jeux d’hiver de l’Arctique. Les Jeux auraient été la première fois que certains athlètes voyagent en dehors de leur territoire, province ou pays. La possibilité de visiter de nouveaux endroits, de rencontrer de nouvelles personnes et de découvrir de nouvelles cultures fait partie de ce qui fait de la participation aux Jeux d’hiver de l’Arctique une expérience qui change une vie. À Whitehorse, l’équipe du Yukon a organisé un défilé le 15 mars (avant l’introduction de toute mesure de santé publique) afin d’honorer l’engagement et le dévouement de ses athlètes.
Expériences de deuil
Les athlètes n’étaient pas les seuls à éprouver du chagrin en raison des événements annulés; le personnel et les bénévoles étaient également en deuil. Les événements ont pris plusieurs années à se mettre en place, nécessitant des milliers d’heures de travail de la part du personnel et des bénévoles. À Whitehorse, le ministre territorial des Services communautaires et le médecin en chef intérimaire ont rencontré personnellement les membres du conseil d’administration et le personnel de la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique (les restrictions de rassemblement n’étaient pas encore en place). La réunion a permis aux personnes qui avaient investi tant de temps et d’efforts dans l’événement de partager leurs émotions et d’entendre les décideurs parler du sérieux avec lequel la décision a été prise, et de la manière dont elle les a également touchés. Mme Lassen a déclaré : « La présence du ministre et du médecin en chef a permis d’expliquer comment ce dernier en est venu à recommander l’annulation de l’événement, et de montrer qu’ils étaient tout aussi déçus par cette annulation. »
Pour Patinage Canada, l’annulation signifiait une occasion manquée de faire venir le monde au Canada. En tant qu’un des plus anciens membres de l’UIP, l’organisation d’événements exceptionnels est une source de fierté et contribue à la réputation internationale de Patinage Canada. Les partenaires de Montréal, le personnel et les bénévoles ont fait un deuil de l’occasion manquée de mettre le Canada en valeur devant les compétiteurs internationaux, les fédérations sportives et les spectateurs. Mme Armstrong a plaisanté : « C’était les meilleurs championnats du monde qui n’ont jamais eu lieu. »
12 juillet 2020 – 12 552 765 cas confirmés dans le monde; 107 126 cas confirmés au Canada
Dernières réflexions
Pour terminer, on a demandé aux trois dirigeants de donner des conseils à d’autres organisations sportives. Leurs commentaires étaient unanimes :
- Veiller à ce que tous les contrats comportent une clause de force majeure. Si Patinage Canada, la Société hôte des Jeux d’hiver de l’Arctique et Volleyball Canada ont dû, à des degrés divers, mettre en œuvre cette clause en relation avec les annulations de mars 2020, ils ne s’en passeraient pas.
- La communication est essentielle. La propagation de la pandémie de la COVID-19 a été rapide, ce qui a nécessité une incroyable souplesse de la part des organisations. La communication avant, au moment de la décision et après l’annulation avec les principales parties prenantes, notamment les responsables de la santé publique, les partenaires, les organisations membres, ainsi que les athlètes, a été essentielle pour gérer la situation avec succès dans ce contexte. Au fur et à mesure que le temps le permettait, les organisations sportives se sont efforcées de contrôler les messages, en reconnaissant les impacts financiers et émotionnels, mais en accordant la priorité à la sécurité des Canadiens et des délégations internationales en visite.
- Il est temps d’accélérer la planification des mesures d’urgence. La pandémie de la COVID-19 a renforcé la nécessité pour les organisateurs d’événements de réfléchir à l’impensable. Les leçons apprises et les protocoles élaborés pour gérer la propagation de la COVID-19 peuvent aider à élaborer des plans d’urgence pour les événements futurs. « Même si le risque est faible, voire extrêmement faible, les organisateurs doivent prendre le temps de discuter de la question et de mettre en place un plan, a déclaré Mme Lassen. Les plans d’urgence en cas de pandémie seront un héritage inattendu et important de ces événements. »
Mme Armstrong a avoué : « Je suis heureuse de voir 2019-2020 dans le rétroviseur. L’occasion nous est donnée maintenant d’intégrer ces leçons dans l’avenir. »
Des petites ligues aux compétitions internationales, la pandémie mondiale a mis un frein au sport au Canada. Avec les restrictions de santé publique en vigueur dans de nombreuses communautés et l’incertitude liée à la mise en œuvre de plans de retour au jeu, la COVID-19 continue d’avoir des conséquences sur le système sportif canadien. Malgré les éléments inconnus, de nombreuses organisations sportives ont concentré leur attention sur de nouvelles stratégies pour soutenir leurs membres. Reflétant le sentiment de l’ensemble de la communauté sportive, Mme Armstrong a déclaré : « Le nombre croissant de victimes de la pandémie nous a permis de mettre les choses en perspective. L’attention du secteur sportif canadien se penche maintenant sur la manière dont nous pouvons aider à la reprise des activités et contribuer à la santé physique et mentale, et bâtir et maintenir l’esprit de communauté. »
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