Fédération de la jeunesse canadienne-française – 1. MISE EN CONTEXTE

La Fédération de la jeunesse canadienne-française (FJCF) est un organisme sans but lucratif qui tient résolument au principe du « par et pour » les jeunes. En tant que porte-parole national et unique organisme en son genre, elle représente la jeunesse d’expression française âgée de 14 à 25 ans. Elle cultive un esprit de concertation par lequel les jeunes s’affirment et revendiquent leur place. Par ses actions, la FJCF souhaite améliorer la qualité de vie des jeunes sur plusieurs plans.

La FJCF coordonne des activités et des initiatives d’envergure nationale en collaboration avec ses membres associatifs de neuf provinces et deux territoires oeuvrant dans le milieu de la jeunesse. De concert avec ses membres, elle répond aux besoins de la jeunesse canadienne-française.

L’une de ces activités est la 8e édition des Jeux de la francophonie canadienne (JeuxFC), qui auront lieu dans la région de Victoria en juillet 2020. Les JeuxFC sont rendus possibles grâce à une contribution du Gouvernement du Canada par l’entremise du ministère du Patrimoine canadien et à la collaboration d’un comité organisateur local, mettant en place tous les aspects de logistique et de programmation.

Cet événement, célébrant la jeunesse d’expression française du Canada, vise principalement à rassembler 1 200 participant.es, dans un environnement festif et de saine compétition. Avec cet événement, la FJCF vise à fournir une occasion de vivre une expérience nationale en français uniquement et ainsi contribuer à la construction identitaire de la jeunesse du pays.

2. BESOIN
La FJCF est responsable d’assurer le transport national de toutes les délégations provinciales et territoriales vers la ville hôte des JeuxFC, ainsi que le transport des officiel.les de l’extérieur de la province ou territoire hôte. Chaque délégation doit déterminer un point de départ central dans la province ou le territoire, duquel la FJCF prend en charge la délégation complète jusqu’à son arrivée à Victoria. Le transport des officiel.les est généralement traité au cas par cas.
La FJCF souhaite donc retenir les services d’une entreprise partenaire dans la réalisation du transport national des JeuxFC.

3. MANDAT
• Identifier le moyen de transport le plus efficace et le moins cher selon les besoins et particularités de chacune des délégations.
• Respecter et maximiser le budget disponible à la FJCF en négociant des prix compétitifs, des accommodements au niveau des bagages et l’impression des billets d’avion.
• Assurer que toutes les équipes arrivent à Victoria le lundi 13 juillet 2020 (idéalement au plus tard en début de soirée) et repartent le dimanche 19 juillet 2020.
o Assister la FJCF et les équipes en cas d’annulations, de délais ou de tout autre dérangement des plans de vol.
• Proposer des horaires et itinéraires de transport afin d’assurer que les membres des délégations aient un temps de transport équitable d’une délégation à l’autre et arrivent relativement frais et disposés à participer aux JeuxFC (estimé des nombres) :
o En avion : Manitoba de Winnipeg (123 personnes), Île-du-Prince-Édouard de Charlottetown (85 personnes), Nouveau-Brunswick (123 personnes), Nouvelle-Écosse de Halifax (90 personnes), Nunavut d’Iqaluit (5 personnes), Ontario d’Ottawa (123 personnes), Québec de Montréal (123 personnes), Saskatchewan de Saskatoon (123 personnes), Territoires du N-O de Yellowknife (60 personnes), Terre-Neuve & Labrador de St John’s (75 personnes) et Yukon de Whitehorse (50 personnes);
▪ Compte tenu de la grosseur de l’aéroport de Moncton, il pourrait être pertinent que certaines équipes volent plutôt sur Halifax. Dans ce cas, la FJCF privilégie que tous les membres d’une même équipe volent sur la même destination. Également, les délégations les plus éloignées seraient priorisées pour les vols sur Moncton, pour ainsi limiter le temps de transport;
o En autobus : Alberta d’Edmonton (123 personnes) et Colombie-Britannique de partout en province (90 personnes).
• Assurer une communication continue avec la FJCF et permettre à la FJCF de confirmer les noms des passagers sur les vols, le plus près possible de la tenue des JeuxFC, la date limite d’inscription étant le 1er mai 2020 (les délégations ont jusqu’au 30 mai 2020 pour nous confirmer les noms des membres de leur délégation).
• Fournir des listes d’arrivées et de départs faciles à consulter et à utiliser.

o Si les conditions le permettent, proposer un processus simple pour permettre aux participant.es d’allonger leur séjour dans la région. Ceux-ci doivent débourser eux-mêmes pour tout frais relié aux changements de vols (changement du vol de retour seulement).

• Veuillez noter :
o Le transport local de l’aéroport de Victoria vers les sites des JeuxFC est assuré par le Comité organisateur;
o Les délégations qui voyagent en autobus gèrent habituellement leurs déplacements, mais nous aimerions savoir si vous avez les capacités de nous assister dans ce processus (réservations et gestion).

4. QUALITÉS ET EXIGENCES REQUISES
L’entreprise partenaire potentielle devra :
• Démontrer ses compétences et expériences reconnues en organisation du transport de groupes;
• Respecter les échéanciers serrés et pouvoir négocier les imprévus souvent reliés au transport de grands groupes;
• Fournir un profil de l’entreprise et des personnes qui travailleront au dossier avec la FJCF;
• Démontrer ses connaissances des besoins de la clientèle cible (jeunesse francophone, inscrite dans différentes disciplines, en situation d’événement national); et
• Démontrer son professionnalisme, sa volonté de collaboration et ses aptitudes en gestion de projets en mettant l’expérience du jeune au coeur de l’exécution de son mandat.

5. PROCESSUS DE SOUMISSION DE PROPOSITION

5.1 Éléments qui doivent être inclus dans la proposition
Afin d’être considérée, l’entreprise doit dûment faire parvenir une proposition écrite par courriel à l’adresse suivante caroline@fjcf.ca au plus tard le 15 juillet 2019 à 16 h. Les propositions qui ne sont pas remises selon les modalités prescrites par cet appel d’offres ne seront pas considérées.
A. Présentation de l’entreprise
B. Démonstration de la compréhension du mandat
C. Description des étapes menant à la réalisation du projet et qui comprend ce qui suit :
– Structure et méthode de gestion proposée;
– Équipe assignée au projet et les principales responsabilités auxquelles seront affecté.es les membres de l’équipe;
– Approches proposées pour assurer un lien continu avec le client;
– Budget détaillé et représentatif du coût total comportant les éléments suivants :
▪ La valeur totale des honoraires et services inclus;
▪ Le coût du transport par équipe/participant;
▪ Le coût d’impression des billets d’avion;
▪ Le coût de la présence d’un.e représentant.e sur place si nécessaire (à confirmer);
▪ Autres frais tels que les taxes.
5.2 Éléments qui doivent être joints à la proposition
La proposition doit inclure les éléments suivants :
• Lettre de présentation ;
• Courts énoncés sur l’expérience de l’équipe (biographies) et présentation des principales personnes qui seront chargées de réaliser le projet ;
• Trois références pertinentes qui seront vérifiées dans le cadre du processus de sélection final.

6. ÉCHÉANCIER
Les dates charnières pour la présentation de la proposition et des livrables sont les suivantes :
TÂCHES
DATES
Réception des propositions par le client, incluant un estimé des coûts
15 juillet 2019, au plus tard à 16 h HNE
Choix de l’entreprise retenue
1er septembre 2019
Recherche et négociation avec les compagnies aériennes
Septembre 2019 à mars 2020
Achat des billets d’avion
Après le 1er avril 2020
Confirmation des noms sur les billets d’avion
15 juin 2020
Fin des livrables
31 juillet 2020
7. ÉVALUATION DE LA PROPOSITION
Il est à noter que les propositions qui ne sont pas remises en bonne et due forme ne seront pas évaluées.
La grille suivante est un aperçu des éléments sur lesquels l’entreprise sera évaluée.
La proposition répond à l’ensemble des exigences de l’appel d’offres
10 points
Compréhension du mandat
10 points
Méthode de gestion proposée pour mener le projet
10 points
Capacité de livrer le projet dans les délais demandés
20 points
Capacité de livrer le projet selon les budgets proposés
25 points
Expériences pertinentes en fonction du mandat
10 points
Références
10 points
Qualité générale de la proposition
5 points
TOTAL
100 POINTS
8. PERSONNE-RESSOURCE
Caroline Bujold
Coordonnatrice nationale – Jeux de la francophonie canadienne
Fédération de la jeunesse canadienne-française
450, rue Rideau, bureau 403
Ottawa (Ontario) K1N 5Z4
Courriel : caroline@fjcf.ca