Réunion de l’Assemblée extraordinaire des membres

Aux : Représentants votants – Clubs et associations membres de RCA
 
Afin de faciliter le processus d’inscription au vote pour l’Assemblée extraordinaire des membres de RCA qui se tiendra le 22 février 2023, un(e) représentant(e) désigné(e) avec droit de vote pour chaque club et association membre en règle est tenu(e) de remplir le formulaire ci-joint afin de confirmer sa présence à l’Assemblée extraordinaire des membres.
 
Veuillez cliquer ici pour remplir le formulaire au plus tard le 19 février 2023.
 
Le vote pendant l’Assemblée sera effectué en ligne sur simplyvoting.com et les représentants inscrits auront accès à leur bulletin de vote par courriel en temps réel. Des instructions seront fournies avant la réunion et, en cas de problème technique avec le processus de vote, une assistance sera fournie par le scrutateur pendant la réunion.
 
Processus de vote
 
Pour l’assemblée extraordinaire de RCA, tous les votes officiels se dérouleront à l’aide d’une plateforme de vote en ligne tierce par l’intermédiaire de Simply Voting (simplyvoting.com). La plateforme de vote sera gérée par Sport Law, qui agit en tant que notre scrutateur de vote tiers, et est disponible en anglais et en français.
 
Message de test
 
Le 21 février, vers 9 h HE (un jour avant la réunion), tous les délégués votants en règle recevront un courriel de vote test de simply@simplyvoting.com.  Veuillez cliquer sur le lien contenu dans le message et suivre les instructions pour effectuer le vote test dès que possible après avoir reçu le message. Cette opération doit être effectuée bien avant l’assemblée extraordinaire.
 
Si vous ne trouvez pas le message, vérifiez bien votre boîte de réception dans vos courriels ainsi que vos dossiers de courrier indésirable. Si vous ne trouvez toujours pas le message, veuillez nous contacter dès que possible et nous vous aiderons : rca@rowingcanada.org.
 
Vote sur les propositions
 
Les propositions seront présentées par la présidente au cours de la réunion selon l’ordre du jour et le vote en ligne aura lieu en temps réel avec un lien de message séparé après chaque proposition. Les délégués votants doivent se connecter au lien de la réunion Zoom et doivent aussi être prêts à accéder à leur compte courriel (et aux messages de simplyvoting.com) pour déposer leur bulletin de vote.
 
Le scrutateur de Sport Law aidera les délégués votants à s’assurer que tous les votes sont recueillis et correctement comptés selon le processus de vote pondéré de RCA. La plateforme de vote est adaptée aux téléphones portables. Les délégués peuvent donc utiliser deux appareils (par exemple, un téléphone et un ordinateur) ou un seul appareil pour passer de la plateforme Zoom à simplyvoting.com pendant la réunion.
 
Vote par procuration
 
Une association membre ou un club en règle peut nommer un représentant désigné pour voter au nom de son association ou de son club – dans ce cas, un formulaire de procuration n’est pas nécessaire. Par conséquent, nous recommandons que chaque club ou association désigne un(e) représentant(e) pour assister à cette réunion virtuelle, mais nous pouvons fournir un formulaire de procuration si nécessaire – veuillez nous contacter par courriel : rca@rowingcanada.org.
 
L’établissement du quorum permettra de finaliser la liste de vote
 
Un message distinct sera prévu pour l’appel nominal au début de la réunion et, une fois le quorum atteint, la liste de tous les délégués votants présents sera mise à jour pour refléter les membres votants effectivement présents. La liste de vote sera alors définitive et ne pourra plus être modifiée. Par conséquent, veuillez arriver tôt à la réunion virtuelle et si vous rencontrez des problèmes d’accès à la réunion ou au vote test, veuillez nous en informer avant l’heure officielle de début de la réunion, sot avant 17 h 30 HP (20 h 30 HE).
 
Il s’agit d’une réunion importante – chaque membre en règle doit pouvoir s’exprimer et être représenté.
 
Webinaire RCA supplémentaire
 
Nous notons aussi que pour aborder et mettre en contexte la position du conseil d’administration de RCA sur la demande d’Assemblée extraordinaire présentée par au moins 5 % des membres, un webinaire aura lieu le 13 février 2023 à 16 h 30 HP/ 19 h 30 HE. Des détails supplémentaires et le lien du Zoom.
 
Veuillez nous contacter si vous avez des questions.
 
Merci.
 
Sid Murdoch
Secrétaire
Rowing Canada Aviron
321 – 4371 Interurban Road, Victoria (C.-B.), V9E 2C5
rca@rowingcanada.org