Réceptionniste et administrateur(trice) du bureau
Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.
Relevant de la gestionnaire du bureau de Montréal et adjointe de direction au Chef du Sport, la personne dans le rôle de réceptionniste et d’administration du bureau jouera un rôle clé dans la représentation du Comité olympique canadien (COC) auprès du public en étant le premier point de contact et en offrant un niveau élevé de service à la clientèle en temps opportun aux appelants et aux invités. Cette personne offrira également un support pour les besoins administratifs et généraux du bureau de Montréal.
LIEU DU CONTRAT
Le ou la titulaire du poste sera basé(e) aux bureaux du COC à Montréal, situés au 500, boul. René-Lévesque Ouest. Ce poste est basé au bureau avec de la flexibilité pour jusqu’à une (1) journée par semaine de travail à distance.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Réception
- Agir comme premier point de contact pour tous les visiteurs entrants; accueillir les visiteurs, informer les employés de l’arrivée des invités et suivre tous les processus pour les visiteurs au bureau
- Répondre à tous les appels entrants : transférer les appels au membre de l’équipe approprié et/ou répondre aux demandes de renseignements, au besoin
Administration du bureau
- Travailler en collaboration avec le ou la gestionnaire du bureau de Montréal et offrir un soutien sur diverses tâches administratives.
- Travailler en collaboration avec le (ou la) réceptionniste de Toronto pour assurer une communication transparente et efficace entre les bureaux
- Travailler avec la direction de l’immeuble pour maintenir un environnement de travail propre, fonctionnel et sécuritaire pour tout le personnel
- Responsable des tâches d’entretien de base du bureau (par ex., arroser les plantes, s’assurer de la propreté de la cuisine, filtres à eau, etc.)
- Coordonner les réservations de salles de conférence pour les clients/associations internes et externes, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles, les exigences techniques et la logistique des réunions, au besoin
- Gérer tous les fournisseurs et sous-traitants liés au fonctionnement du bureau.
- Préparer des rapports et des bilans financiers et réconcilier toutes les dépenses de bureau (par ex., Staples, Wheels, taxis, Purolator, etc.)
- Rédiger et relire la correspondance reliée au bureau
- Mettre à jour la liste du répertoire du personnel au besoin
- Aider l’équipe des Personnes et Culture et celle des technologies de l’information dans le processus d’intégration et de cessation d’emploi des employés (cartes professionnelles, nouvelle station de travail, activation de la clé du bâtiment, etc.)
- Préparer le courrier sortant, les colis de messagerie et procéder aux envois tous les jours
- Recevoir, ouvrir et distribuer (facturation et codage au besoin) les colis et le courrier de messagerie entrants
- Surveiller, commander et entretenir toutes les fournitures de bureau et les fournitures propres à un service (papier, encre, etc.)
- Superviser l’entretien de l’équipement de bureau et s’assurer que l’équipement est fonctionnel en tout temps (imprimantes, machines à affranchir, etc.)
- Superviser l’entretien, les fournitures et les besoins opérationnels de toutes les aires communes, y compris la réception, les salles de réunion, les salles de production et les cuisines (lave-vaisselle, café frais, vaisselle, etc.), y compris les besoins quotidiens; et que chaque aire commune soit propre et en bon état, en tout temps
- Coordonner les réservations de salles de conférence, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles et la logistique des réunions au besoin
- Aider à la gestion de tout l’entreposage du bureau, de l’entreposage hors site et de l’archivage;
- Surveiller l’inventaire et passer les commandes de collations et d’aliments sains qui seront accessibles pour les employés du bureau de Montréal
Support administratif
- Offrir un soutien administratif au ou à la gestionnaire du bureau de Montréal et adjoint(e) de direction au Chef du Sport, au besoin
- Fournir un soutien administratif général à divers départements, y compris la préparation des fusions de correspondance, la coordination des invitations aux événements, la mise à jour des listes de contacts, le traitement des envois postaux et la tenue de dossiers, au besoin.
- Gérer de façon autonome ou contribuer à la réalisation de projets spéciaux pour le bureau de Montréal ou d’autres départements
QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES
Éducation et expérience
- Une à trois années d’expérience dans une fonction administrative
- Diplôme d’études collégiales de préférence
Compétences et habiletés
- Entièrement bilingue en français et en anglais. Autres langues un atout
- Une personne proactive avec une forte motivation à prendre de multiples initiatives avec la capacité de s’adapter aux priorités changeantes et aux échéances concurrentes
- Posséder d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
- Souci de l’étiquette et de la confidentialité en affaires
- Excellente capacité à travailler dans un environnement d’équipe solide
- Faire preuve de flexibilité, d’initiative et d’une grande attention aux détails
- Capacité de s’épanouir dans un environnement créatif et dynamique tout en conservant une attitude positive
- Gérer efficacement le temps, établir l’ordre de priorité des charges de travail et des horaires
- Solides compétences techniques, notamment: Microsoft Word, Excel, Outlook, Power Point sont indispensables
- Connaissance et enthousiasme à l’égard du sport au Canada, un atout
- Capable de démontrer un excellent exemple des valeurs du COC, notamment la Responsabilité, l’Excellence, la Passion, le Respect et le courage
RÉMUNÉRATION
Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et excellent ensemble d’avantages sociaux.
POUR POSTULER
Veuillez soumettre votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 7 mai 2023.
Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et sans barrière. Au COC, nous célébrons et saluons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes avec des origines, des expériences et des points de vue différents ainsi qu’une capacité à travailler ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.
Des accommodements sont également possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.