Demande de propositions pour Volleyball Canada (VC) pour Services de vérification externe
Volleyball Canada (reconnu légalement sous le nom d’Association canadienne de volleyball) est un organisme sans but lucratif, dûment constitué en vertu des lois du Canada, dont le siège social se trouve à Ottawa. Des renseignements détaillés sur Volleyball Canada figurent sur son site Web (www.volleyball.ca). Des états financiers vérifiés d’exercices précédents seront fournis aux soumissionnaires sur demande.
Ce document constitue une demande de propositions (DP).
But
Cet appel d’offres a pour objectif de solliciter des réponses de soumissionnaires qualifiés en vue
de la fourniture de services de vérification externe à Volleyball Canada.
Modalités du contrat
Les services de vérification externe de Volleyball Canada seront attribués au soumissionnaire
retenu pour une période de cinq (5) ans, à compter de l’exercice allant du 1er avril 2025 jusqu’au 31 mars 2026. À son entière discrétion, Volleyball Canada aura le droit de prolonger l’accord pour trois (3) années supplémentaires. Un préavis écrit de quatre-vingt-dix (90) jours doit être fourni si l’une ou l’autre partie souhaite résilier le contrat avant sa date d’expiration.
Demandes de renseignements pendant le processus de demande de propositions
En réponse aux questions et aux demandes de clarification individuelles, des demandes écrites au sujet de la DP peuvent être envoyées par courriel à Alana White (awhite@volleyball.ca)
Un document de questions peut être créé et partagé avec tous les candidats.
Présentation des propositions
Veuillez envoyer une copie de la proposition par voie électronique à :
Objet : Réponses à la DP – Services de vérification
Alana White (awhite@volleyball.ca)
Date limite de présentation des propositions
Au plus le 6 avril 2025 à 23 h 59 (HE)
Les soumissionnaires sont seuls responsables de la méthode de livraison de leur proposition au point de réception. Volleyball Canada se réserve le droit d’accepter toute proposition présentée ou de rejeter toutes les propositions. On prévoit que le soumissionnaire retenu soit notifié au plus tard le 13 juin 2025.
Résiliation du contrat
Volleyball Canada se réserve le droit de résilier l’accord, avec préavis écrit de quatre-vingt-dix
(90) jours, sous réserve de ce qui suit :
• le soumissionnaire retenu ne respecte pas ses obligations, conformément aux exigences énoncées en matière de services dans la DP;
• le soumissionnaire retenu ne parvient pas à fournir tout produit ou service tel qu’il est précisé dans l’accord, sans aucune explication écrite;
• le soumissionnaire retenu enfreint autrement les dispositions de la DP, de manière significative.
Qualifications des soumissionnaires
Pour être considérés à titre de candidats en vue de la prestation de services de vérification
à Volleyball Canada, les soumissionnaires doivent :
• être autorisés à offrir des services de vérification au Canada;
• compter au moins cinq (5) ans d’expérience en vérification d’organismes sans but lucratif.
• posséder une expérience antérieure en vérification d’organismes nationaux de sport (ONS) serait considérée un atout.
• avoir d’autres clients sans but lucratif.
Exigences en matière de portée des services
Voici les services particuliers exigés :
• états financiers vérifiés et déclaration de revenus d’organisme sans but lucratif;
• les travaux seront exécutés conformément aux normes canadiennes de vérification généralement reconnues. Connaissance des accords de contribution provinciaux et fédéraux
• mission antérieure et postérieure de vérification avec le comité des finances et de la
vérification;
vérification de mi-année (au 30 septembre) devant être achevée le 14 février de chaque année, afin de passer en revue la santé financière et les objectifs pour les six premiers mois de l’exercice ;
• les travaux de vérification sur place doivent être achevés d’ici le 5 mai chaque année, dans le but de faciliter l’examen et l’approbation par la direction, le comité des finances, le comité de la vérification et le conseil;
• une lettre de recommandation envoyée au comité des finances et de la vérification, en fonction des constatations de la vérification;
• présentation des résultats finaux de la vérification au conseil des gouverneurs de Volleyball Canada, en assistant à l’assemblée annuelle;
• communication à Volleyball Canada de toute modification aux contrôles internes et aux exigences en matière de comptabilité et de rapports;
• disponibilité comme ressource pour les questions concernant les contrôles internes, la comptabilité ainsi que les questions connexes pendant l’exercice financier.
Contenu et mode de présentation de la proposition
Ce qui suit doit être inclus :
• expérience de travail de l’entreprise dans le secteur sans but lucratif, y compris avec les ONS;
• liste des personnes dans l’entreprise, qui seront directement responsables de la vérification, y compris leur expérience et leur rôle proposé;
• étendue des ressources de l’équipe en cas de roulement de personnel;
• expertise et connaissances démontrées dans le secteur sans but lucratif, y compris la vérification des ONS;
• nom et coordonnées d’un à trois organismes sans but lucratif, pour lesquels l’entreprise a fait des vérifications au cours des deux dernières années;
• barème des frais pour les services de vérification et échelle des taux pour d’autres services consultatifs.
Critères d’attribution
Une lettre d’engagement sera signée en fonction de l’évaluation de toutes les réponses. Les critères de sélection sont fournis dans le cadre de présentation et comprennent la qualité de la réponse écrite, l’expérience des soumissionnaires, l’approche envers les exigences en matière de vérification et de portée des services et le coût des services (frais). Volleyball Canada se réserve le droit d’organiser une entrevue avec tout soumissionnaire.
Volleyball Canada se réserve le droit de déroger à tout vice de forme dans toute proposition, de rejeter n’importe quelle ou toutes les propositions, de prendre en considération n’importe quelle ou toutes les propositions ou d’accepter toute proposition jugée dans l’intérêt de Volleyball Canada, sur le plan du respect des normes de qualité, du prix et de la valeur (« meilleure » proposition).
Exigences de présentation
Les soumissionnaires sont tenus de présenter une proposition par écrit, qui décrit comment les services énoncés, dans la section Exigences en matière de portée des services, seront offerts. La présentation doit être claire et concise en ce qui concerne l’expérience antérieure considérée pertinente pour ce projet, ainsi que les membres particuliers du personnel qui seront affectés à ce projet et leurs responsabilités. Dans le but de faciliter l’évaluation des propositions, on demande aux soumissionnaires d’organiser leur proposition comme suit :
Cadre de présentation
1. Critères d’évaluation Max. points
• expérience de l’entreprise/l’équipe :
• expertise des membres de l’équipe de vérification avec des organismes sans but lucratif;
• expertise en vérification d’ONS;
• expertise relativement au système (Volleyball Canada utilise QuickBooks);
• organisation de l’équipe de vérification;
• références.
30 points
2. Approche envers les exigences en matière de vérification et de portée des services de Volleyball Canada :
• stratégie, technologie et méthodes de vérification;
• identification des secteurs de risque;
• capacité de respecter les échéances;
• services ou offres à valeur ajoutée.
20 points
3. Frais de vérification et échelle des taux pour d’autres services consultatifs
40 points
4. Qualité globale de la présentation
10 points
Pointage total 100 points
Contenu de la proposition
Les descriptions suivantes du contenu de la proposition ne sont pas destinées à être normatives, restrictives ou exhaustives – elles ont uniquement pour but de servir de lignes directrices. Dans le cadre de sa proposition, le soumissionnaire traitera de ce qui suit :
a) l’équipe de service proposée et son expérience pertinente, y compris des références d’un à trois organismes sans but lucratif avec lesquels l’équipe a été impliquée;
b) l’expérience du soumissionnaire dans l’industrie, y compris avec des ONS;
c) la stratégie et les méthodes de vérification du soumissionnaire;
d) l’identification des secteurs de risque;
e) l’approche envers les exigences en matière de services de Volleyball Canada et son engagement envers les exigences relatives au calendrier et aux échéances de Volleyball Canada;
f) l’approche envers la résolution de questions liées à la comptabilité et la divulgation, tel qu’elles pourraient se posent de temps à autre;
g) l’approche envers les lettres post-vérification et les lettres à l’intention de la direction.
Proposition financière
Une proposition des frais, comprenant les prix et les travaux, devrait être répartie comme suit :
• Les heures prévues et les taux horaires pour chaque membre de l’équipe en vue de la vérification.
• Les taux horaires demandés pour les autres services fiscaux, de comptabilité et de vérification.
• Les autres dépenses, telles que les frais d’administration, de voyage et d’impression devraient être pleinement divulguées.
• Les propositions doivent présenter un barème des frais pour trois ans, en vue des services décrits dans la présente. Tous les prix sont fournis sans la TVH.
Processus d’évaluation
Le comité d’évaluation, composé du (ou de la) président(e) du comité des finances et de la vérification (conseil des gouverneurs de Volleyball Canada), du (ou de la) chef de la direction de Volleyball Canada et du (ou de la) chef de l’exploitation de Volleyball Canada, fera une recommandation à l’assemblée annuelle, le 6 juin 2025 et le soumissionnaire retenu sera informé d’ici la fermeture des bureaux, le 13 juin 2025.