Coordonnateur(-trice), Services des licences sportives et des inscriptions

Poste

Titre : Coordonnateur(-trice), Services des licences sportives et des inscriptions

Type : Coordonnateur(-trice)

Relève du (de la) :  Gestionnaire, Expérience de la communauté

Statut :  Temps plein, permanent

Lieu : Hybride, Ottawa (Ontario)

Objectif

Les fonctions principales du (de la) coordonnateur(-trice), Services des licences sportives et des inscriptions de Canada Équestre (CE) est de fournir les services sportifs de CE, y compris l’achat et le renouvellement de licences sportives, licences d’entraîneur(e)s, inscriptions d’athlètes et documents d’identification des chevaux. En outre, ce rôle consiste à être le premier point de contact pour notre communauté. Le poste soutient et respecte l’initiative stratégique de CE de servir la communauté et d’améliorer la qualité et l’inclusivité des expériences des participant(e)s afin d’augmenter la satisfaction de la clientèle. 

Résumé du poste

Les points suivants feront partie du poste :

1.    Fournir un excellent service

2.    Évaluer les besoins des intervenant(e)s et répondre aux demandes

3.    Traiter les demandes de licences et d’inscription pour les athlètes humains

4.    Traiter les passeports nationaux des chevaux de CE et les passeports/cartes de reconnaissance des chevaux de la Fédération Equestre Internationale (FEI)

5.    Contribuer à l’équipe et à la culture au travail

Responsabilités principales

Les intervenant(e)s sont, entre autres :

1.    Les titulaires de licences sportives (athlètes, propriétaires, entraîneur[e]s, officiel[le]s)

2.    Organismes provinciaux et territoriaux de sport (OPTS)

3.    Fédérations équestres nationales, la United States Equestrian Federation (USEF) et la Fédération Equestre Internationale (FEI)

4.    Opérations sportives, équipes de service à la clientèle et employé(e)s de CE

Description des responsabilités principales

Fournir un excellent service

·        Fournir de l’expertise et des conseils aux membres des programmes et services des Opérations sportives, y compris sur les licences sportives et les statuts d’entraîneur(e)s, fiches d’identification des chevaux et demandes générales.

·        Communiquer avec la communauté de CE par courriel et téléphone avec l’objectif de créer une
impression positive et d’être soutenu après l’interaction avec CE. 

·        Maintenir à jour la connaissance des politiques et règles et règlements de CE et de la FEI, surtout celles liées aux exigences en lien avec les licences sportives et l’identification des chevaux.

Évaluer les besoins des intervenant(e)s et répondre aux demandes

·        Appuyer les titulaires de licences. 

·        Expliquer les processus et les normes de service. 

·        Diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux dossiers de licences et de chevaux dans la base
de données de CE ou de la FEI.

·        Répondre aux questions des entraîneur(e)s par courriel et au téléphone.

·        Recevoir les demandes du public, puis effectuer des recherches et fournir une réponse ou réorienter la demande, au besoin. 

·        Recevoir les commentaires des intervenant(e)s sur l’expérience de l’utilisateur(-trice) final(e).

 Traiter les documents liés aux licences, aux inscriptions et à l’identification des chevaux

·        Informer les titulaires de licences sur les exigences de compétition, les licences sportives, les
fiches d’identification des chevaux, le statut d’entraîneur(e) et les compétitions de la FEI.

·        Aider les titulaires de licences à remplir les demandes et les inscriptions.

·        Réviser et saisir les données dans diverses plateformes en ligne (Mon-CE, base de données
de la FEI, ECampus) afin de mettre à jour les dossiers et en assurer l’exactitude.

·        Examiner, valider et approuver les fiches d’identification des chevaux et les documents relatifs au statut des entraîneur(e)s.

·        Communiquer avec les OPTS pour résoudre les problèmes liés aux informations de la base de
données ou à leur exactitude.

·        Traiter, inscrire et vérifier les transactions financières. 

Contribuer à l’équipe et à la culture au travail

·        Appuyer l’équipe des Opérations sportives et d’autres membres du personnel de CE, selon les
besoins.

·        Favoriser un environnement de travail collaboratif et une culture d’équipe dans l’ensemble de l’organisme.

·        Collaborer avec l’équipe des opérations sportives afin de maintenir une compréhension interfonctionnelle des domaines du portefeuille connexes.

·        Formuler des recommandations pour l’amélioration des processus.

Expériences et compétences requises

·        Grand souci du service à la clientèle et éthique de travail

·        Capacité à réussir son travail en télétravail

·        Détenir au moins 5 années d’expérience dans le domaine du service à la clientèle (premier contact avec la clientèle)

·        Solides habiletés interpersonnelles, de communication et d’informatique (Microsoft)

·        Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer un volume de travail important

·        Capacité de travailler sous pression

·        Le bilinguisme est un atout

·        Il faut détenir un permis de conduire.

Il s’agit d’un poste temps plein, permanent. Le bureau de CE est situé à Ottawa, en Ontario, mais le travail est effectué à distance. Les heures normales de travail de CE sont de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. Cependant, en tant qu’organisation impliquée dans le sport, un certain travail de nuit et de fin de semaine peut être nécessaire.

Ce offre un travail valorisant, un environnement axé sur le travail d’équipe, des avantages sociaux concurrentiels et un programme d’appariement des reer. 

Les candidat(e)s désirant occuper ce poste peuvent envoyer leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation.

Veuillez vous assurer que votre dossier de candidature est reçu au plus tard le 15 mai 2023.  

Canada Équestre est un employeur qui respecte le principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous offrons des chances égales d’emploi aux employé(e)s et aux candidat(e)s sans égard à la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le genre, l’orientation sexuelle, l’identité et l’expression de genre, l’âge, le casier judiciaire, l’état matrimonial, la situation familiale ou le handicap. 

CE s’est aussi engagé à mettre en place des processus de sélection et des environnements de travail inclusifs et sans obstacle. Si vous êtes contacté à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez informer le (ou la) représentant(e) des ressources humaines en temps utile de toute mesure d’adaptation qui doit être prise pour vous permettre d’être évalué(e) de manière juste et équitable. Les informations reçues concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière confidentielle.

Nous remercions toutes et tous les candidat(e)s pour leur intérêt à se joindre à CE. Compte tenu du volume potentiel de candidatures, nous vous demandons de ne pas donner suite à votre candidature par un appel téléphonique. Nous ne contacterons que les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue. Nous vous remercions de votre compréhension.

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