Adjoint(e) exécutif(ve) du chef des relations externes
Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains
Relevant du chef des relations externes, l’adjoint(e) exécutif(ve) fait partie intégrante de l’équipe des Relations internationales et affaires publiques et est responsable de diverses tâches administratives, dont la préparation et la coordination des réunions, les communications avec les principaux intervenants internationaux et nationaux, le traitement et le classement des demandes, des délais et des livrables des projets. Il ou elle sera aussi responsable de fournir un soutien administratif plus large à l’équipe des relations internationales et des affaires publiques, au besoin. Il ou elle appuiera aussi les tâches de gestion du bureau de Montréal.
LIEU DU CONTRAT
Le ou la titulaire du poste sera basé(e) aux bureaux du COC à Montréal, situés au 500, boul. René-Lévesque Ouest. Le COC offre un modèle de travail hybride qui permet jusqu’à trois (3) jours de travail à distance par semaine.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Bureau du vice-président, Relations internationales et affaires publiques
- Gérer l’important calendrier des activités du département, notamment l’horaire des réunions, réserver les sites de réunions, assurer l’accès à la technologie requise, la documentation pour les réunions, etc.
- Lire et trier le courrier entrant et les appels téléphoniques, afin de s’assurer que tout est traité dans les délais prescrits.
- Participer au traitement et à la priorisation efficace de toutes les demandes, les délais et les livrables de projets
- Rédiger et envoyer des communications à un vaste groupe d’intervenants internationaux au nom du vice-président et d’autres dirigeants du COC (présidente, chef de la direction, chef du Sport)
- Coordonner toute la logistique des réunions liées aux relations internationales et aux affaires publiques où le CRE est la personne clé
- Coordonner et planifier diverses réunions auxquelles participent les dirigeants du COC et les intervenants gouvernementaux et internationaux
- Maintenir des relations clés : assurer la liaison avec les intervenants à l’interne (personnel du COC, dirigeants du COC et membres du conseil d’administration du COC) et à l’externe (intervenants clés, intervenants internationaux, partenaires du sport, membres des comités et organismes nationaux de sport) pour s’assurer que les demandes sont traitées et les échéances respectées
- Aider à l’exécution et au suivi des échéances de tous les projets, à la demande du CRE
- Gérer les dossiers, tant électroniques que sur papier, au besoin
- Préparer divers documents, notamment des lettres, des rapports, des présentations PowerPoint, etc.
- Aider à établir l’ordre du jour des réunions, organiser la documentation à l’appui et agir à titre d’administrateur des dossiers au besoin
- Agir à titre de point de contact du département pour s’assurer que toute la correspondance et les demandes sont traitées rapidement ou acheminées à la personne la plus appropriée
- Assurer la liaison et collaborer avec les autres départements du COC afin d’assurer l’optimisation et l’innovation efficaces qui renforcent l’ensemble de l’entreprise (finances, opérations, logistique du conseil d’administration et des Sessions, Personnes et culture)
Gestion du bureau
- Fournir un support au ou à la gestionnaire du bureau de Montréal pour toute tâche reliée à la gestion du bureau, notamment la couverture de la réception du bureau, au besoin.
Soutien à l’équipe des relations internationales et des affaires publiques
- Soutien à l’équipe des RIAP, notamment pour les dépenses, les réservations de voyage, les tâches administratives au besoin
- Fournir un soutien administratif général ad hoc à l’équipe des relations internationales et des affaires publiques, comme la révision et la préparation de divers documents et rapports
QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES
Éducation et expérience
- Diplôme universitaire ou collégial (dans un domaine lié à l’administration de bureau, un atout)
- 3 à 5 ans d’expérience antérieure dans un poste similaire
- Expérience en relations internationales, en affaires publiques ou au sein de la communauté sportive est un atout
Compétences et habiletés
- Entièrement bilingue en français et en anglais. L’espagnol ou toutes autres langues, un atout important
- Un haut niveau d’intégrité personnelle et une image hautement professionnelle à tout moment, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise
- Solides compétences diplomatiques pour soutenir la communication à un niveau élevé et transculturel
- Une attention impeccable aux détails et à l’exactitude
- Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion du temps et capacité de répondre à des échéances variées et souvent serrées et d’équilibrer efficacement les intervenants et les priorités concurrentes
- Une excellente capacité relationnelle, avec la capacité de communiquer avec des collègues, des partenaires et des intervenants à tous les niveaux
- Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite
- Axé sur les résultats avec un sentiment d’urgence ; travailler avec d’autres membres du personnel et les intervenants, au besoin, pour faire preuve d’une attitude fonceuse
- Aptitudes éprouvées à la pensée critique combinées au bon sens
- Adaptable et flexible ; désireux d’apprendre et de partager ses opinions
- Esprit d’équipe efficace, mais aussi aisance à travailler de façon autonome
- Maîtrise des applications logicielles dans un environnement Windows (des compétences avancées en PowerPoint sont un atout)
- Démonstration et représentation des valeurs du COC, notamment la Responsabilité, l’Excellence, le Plaisir, le Respect et la Bravoure
RÉMUNÉRATION
Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et excellent ensemble d’avantages sociaux.
POUR POSTULER
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard 17 mai 2023.
Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et libres d’obstacles. Au COC, nous célébrons et nous accueillons la diversité de tous les employés et nous croyons que de compter sur une équipe de personnes avec différents parcours, points de vue, expérience et capacité à travailler ensemble nous rend plus fort et meilleur comme organisation.
Des arrangements sont possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.