L’adjoint(e) de direction et gestionnaire du bureau de Montréal joue un rôle clé dans le soutien du bureau exécutif situé à Montréal. Cela comprend la préparation et la coordination des réunions, la planification des voyages et des événements, la gestion simultanée de plusieurs projets et priorités, et le maintien de la communication avec les intervenants internationaux et nationaux. Le ou la titulaire de ce poste supervise aussi diverses tâches administratives et est responsable de la gestion globale du bureau de Montréal, y compris la supervision d’un(e) subordonné(e) direct(e).
LIEU
Ce poste sera situé dans les bureaux du COC à Montréal (Québec), au 500, boulevard René-Lévesque Ouest. Nous offrons un modèle de travail hybride qui permet jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES ET PRIORITÉS
Soutien à la direction
L’adjoint(e) de direction fournira un soutien administratif complet à divers membres de l’équipe de direction, y compris le (la) chef du sport et le (la) chef, Personnes et culture. Ses responsabilités principales sont les suivantes :
- Gérer et maintenir les calendriers des membres désignés de l’équipe de direction, en adoptant une approche proactive et avant-gardiste de la gestion des calendriers.
- Anticiper les éventuels conflits de calendrier, faire preuve d’initiative pour trouver des solutions et communiquer rapidement tout changement.
- Aider à la gestion des courriels, notamment en rédigeant et en envoyant des réponses au nom des membres de la direction, le cas échéant.
- Établir des relations solides et collaboratives avec les intervenants internes et externes dans l’ensemble de l’organisation.
- Coordonner les préparatifs de voyage, y compris la gestion des itinéraires, l’enregistrement des vols, l’organisation des transports terrestres et la soumissions des comptes de dépenses.
- Préparer les réunions importantes en rassemblant les documents, en préparant les présentations, en rédigeant les procès-verbaux des réunions et en assurant le suivi des mesures à prendre.
- Assurer la liaison avec les comités du conseil d’administration et contribuer à la préparation de la documentation pertinente.
- Diriger divers projets et initiatives confiés par les membres de la direction.
- Aider à la planification et à l’organisation d’événements, y compris les visites hors site, les réunions du conseil d’administration et les événements du personnel.
Gestion du bureau
Travailler en collaboration avec le (la) gestionnaire des installations basé(e) à Toronto afin d’assurer la gestion du bureau de Montréal, plus particulièrement :
- Superviser l’élaboration et la mise en œuvre de procédures opérationnelles communes et de pratiques exemplaires pour l’ensemble des bureaux et du personnel administratif.
- Gérer les budgets du bureau de Montréal.
- Assurer la liaison avec le propriétaire du bureau de Montréal, le cas échéant.
- Responsable de la sélection des fournisseurs et des pratiques d’approvisionnement en utilisant des fournisseurs et des pratiques communes, le cas échéant.
- En collaboration avec le service Personnes et culture, maintenir à jour les plans de disposition des bureaux et aider à coordonner les changements afin de maximiser l’efficacité et l’utilisation de l’espace.
- Superviser la commande de mobilier et d’équipement pour le bureau dans le respect du budget, le cas échéant.
- Superviser la réception et les fonctions administratives du bureau de Montréal.
- Veiller à ce que les nouveaux membres du personnel soient formés aux procédures et pratiques bureautiques et à l’utilisation du matériel de bureau.
- Soutenir tout projet spécial lié au bureau, le cas échéant.
Responsable des chefs de mission
- Processus de sélection
- Diriger et amorcer toutes les étapes du processus de sélection des chefs de mission pour les Jeux olympiques, les Jeux panaméricains et les Jeux olympiques de la jeunesse.
- Avant et après les Jeux
- Gérer les calendriers et les horaires des chefs, y compris les demandes d’entrevues, les tournées médiatiques, les demandes d’événements/annonces d’équipes, les voyages et les dépenses.
- Suivre le budget des chefs de mission.
- En collaboration avec l’équipe de communication, agir en tant que contact principal pour les chefs afin de s’assurer que toute la correspondance et les demandes sont traitées rapidement ou dirigées vers la personne la plus appropriée.
- Pendant les Jeux
- Fixer des priorités pour la participation des chefs à des événements et gérer leurs calendriers en conséquence (compétitions sportives, cérémonies/rassemblement de partisans, arrivée des athlètes, conférence de presse d’ouverture/de clôture, réunions quotidiennes, demandes d’entrevues, célébrations de médailles, animation pour les célébrations sportives et transport).
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES ESSENTIELLES
Formation et expérience
- Diplôme universitaire ou collégial (dans un domaine lié à l’administration de bureau, un atout)
- Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans une fonction similaire.
Compétences et aptitudes
- Solides compétences en matière de communication orale et écrite. Parfaitement bilingue en français et en anglais. D’autres langues sont un atout.
- Haut niveau d’intégrité personnelle et de professionnalisme.
- Un souci du détail et de la précision irréprochable.
- Compétences avérées en matière d’organisation et de gestion du temps et capacité à répondre à des échéances variées et souvent serrées et à concilier efficacement des intervenants et des agendas concurrents.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec des collègues, des partenaires et des intervenants à tous les niveaux.
- Expérience démontrée en matière de gestion.
- Axé(e) sur les résultats et le sens de l’urgence; travailler avec d’autres membres du personnel et intervenants, le cas échéant, en adoptant une attitude positive.
- Adaptable et flexible. Désir d’apprendre et de partager ses opinions.
- Esprit d’équipe efficace, mais aussi à l’aise dans le travail en autonomie.
- Maîtrise des applications informatiques dans un environnement Windows (des compétences avancées en PowerPoint sont un atout).
- Démontre et incarne les valeurs du COC que sont la responsabilité, l’excellence, la passion, le respect et la bravoure.
RÉMUNÉRATION
Salaire compétitif en fonction de l’expérience, excellents avantages sociaux.
CONTACT
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae d’ici le 8 avril 2025.
Le COC s’engage à veiller à ce que ses processus de recrutement et de sélection ainsi que son environnement de travail soient inclusifs et exempts d’obstacles. Au COC, nous célébrons et accueillons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes ayant des antécédents, des points de vue, des expériences et des capacités différents travaillant ensemble nous rend plus forts et meilleurs en tant qu’organisation.
Des aménagements sont aussi disponibles sur demande pour les personnes participant à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez en informer le (la) responsable du recrutement afin de vous assurer que vos besoins en matière d’accessibilité en raison d’un handicap soient pris en compte. Les informations reçues concernant les aménagements seront traitées de manière confidentielle.