Dans le sport, on parle souvent du savoir-faire physique comme étant la maîtrise des habiletés fondamentales du mouvement et des habiletés sportives fondamentales qui permettent à un enfant de connaître son environnement et de prendre des décisions en conséquence, ce qui lui permet de bouger avec confiance et maîtrise dans un large éventail de situations d’activité physique.

La littératie financière a une définition semblable. Il s’agit de maîtriser une compréhension de base des systèmes financiers, de la terminologie et des rapports pour permettre à une personne de connaître la santé financière d’une organisation et de prendre des décisions appropriées qui protègent les actifs et contribuent à l’atteinte des buts et des objectifs.

Pour les organismes nationaux de sport, les clubs de sport municipaux et les organismes de toutes tailles, il est essentiel que le personnel clé, les bénévoles et les membres du conseil d’administration soient en mesure de gérer les finances de l’organisme et de comprendre ses états financiers.

La gestion des finances d’une organisation va au-delà de la simple saisie de données. Il s’agit du processus exhaustif de suivi et de déclaration des activités financières de l’organisation, qui comprend les éléments suivants :

(1) Tenir les livres et registres appropriés et requis dans un format et à un endroit acceptables pour l’Agence du revenu du Canada (ARC)

• L’ARC exige divers documents justificatifs dans les dossiers financiers d’un organisme. Cette documentation comprend des documents habituels comme les bordereaux de dépôt, les chèques annulés, les relevés bancaires, les factures des fournisseurs, les factures de vente, les listes de membres et les rapports de versement du gouvernement, pour n’en nommer que quelques-uns. Si un organisme est constitué en société, la documentation peut également comprendre les documents constitutifs, les règlements administratifs et les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des réunions des membres.
• Les documents peuvent être en format papier ou électronique à condition qu’ils soient lisibles électroniquement. L’expression « lisible électroniquement » signifie que l’information est appuyée par un système capable de produire une copie accessible et utilisable. « Accessible » signifie que les fonctionnaires de l’ARC peuvent y accéder par l’entremise de leurs systèmes, et « utilisable » signifie qu’elle est compatible avec les systèmes et les logiciels de l’ARC.
• Une autre considération est l’utilisation croissante de l’informatique en nuage. L’ARC exige que les livres et registres soient tenus au Canada. Cela devient une zone grise lorsque, dans bien des cas, l’emplacement physique du serveur dans les nuages n’est pas au Canada. L’ARC n’est pas encore tout à fait claire sur cette question; il faut donc s’assurer de déterminer où se trouve physiquement le nuage s’il est utilisé pour stocker des données et des documents comptables.

(2) Choisir et maintenir un logiciel de comptabilité approprié

• Il existe un grand nombre de logiciels comptables. Lorsque vous décidez quel système convient à votre organisation, vous devriez tenir compte des points suivants:

1. Allez-vous l’utiliser sur un Mac ou un PC? Tous les logiciels ne sont pas compatibles avec un Mac.

2. Sauvegardez-vous les données sur un disque dur local ou sur un nuage? Pouvoir accéder aux données en nuage nécessite une connexion Internet, donc si vous prévoyez effectuer la majeure partie de votre travail comptable à un endroit qui ne dispose pas d’Internet, ce type de logiciel peut ne pas vous convenir.

3. Combien de personnes devront accéder au logiciel? Tous les systèmes ne prennent pas en charge plusieurs utilisateurs.

4. Dans quelle mesure le logiciel est-il facile à utiliser si vous avez peu d’expérience en comptabilité?

5. Les rapports peuvent-ils être personnalisés en fonction de vos exigences particulières?

6. Les logiciels de comptabilité peuvent être gratuits ou coûter des milliers de dollars. De plus, de nombreuses applications logicielles proposent des mises à jour de maintenance annuelles pour rester à jour avec les modifications du code fiscal, etc. Assurez-vous que votre organisation ne budgétise pas seulement les coûts initiaux, mais aussi les mises à niveau annuelles.

(3) Déterminer la méthode la plus appropriée de suivi des revenus et des dépenses

• Il existe plusieurs méthodes comptables qui peuvent être utilisées pour faire le suivi des revenus et des dépenses. Les deux principales méthodes sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Vous devriez travailler avec votre comptable pour déterminer la méthode qui convient le mieux à votre organisation.

(4) Mettre en place un système régulier de consignation, de rapport et de vérification de l’information financière

• Il est important d’avoir un calendrier régulier de production de rapports sur l’information financière pour s’assurer que les rapports sont reçus en temps opportun par le conseil d’administration et les cadres supérieurs. Ce calendrier permettra de prendre des décisions de façon efficiente et efficace tout en communiquant les problèmes en temps opportun pour atténuer tout risque potentiel pour l’organisation. L’absence de rapports réguliers entrave non seulement le processus décisionnel, mais est aussi une des principales causes de mauvaise gestion financière. Un autre billet de blogue que j’ai écrit sur la préparation de l’audit fournit des renseignements supplémentaires à ce sujet. 

(5) Élaborer un budget annuel

• Les budgets annuels constituent un point de repère par rapport auquel les résultats financiers peuvent être mesurés. En l’absence de budget, il est difficile de déterminer si l’organisation gère efficacement ses revenus et ses dépenses et s’il y a des secteurs particuliers qui suscitent des préoccupations et de l’attention.

(6) Élaborer et appliquer des politiques et des procédures de gestion financière

• Les politiques et procédures financières comprennent des éléments comme la gestion de la trésorerie, les procédures de remboursement des dépenses, les autorisations bancaires et la prise de décisions financières. La création et l’application de ces mesures permettent de s’assurer d’atténuer les risques de mauvaise gestion. Il y a peu d’avantages à avoir des politiques en place si on ne les applique pas, et l’organisation serait exposée à une fraude potentielle.

(7) Comprendre les états financiers et les ratios clés

• Il est d’une importance vitale de former le personnel, les bénévoles et les membres du conseil d’administration afin qu’ils comprennent les rapports financiers et la santé financière de l’organisation.

Bien que les personnes affiliées à l’organisation n’aient pas toutes besoin de connaître ses dossiers financiers, il est important qu’il existe un processus officiel et bien compris de suivi des revenus et des dépenses, que les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans le cycle comptable soient clairs et qu’elles fassent l’objet d’une surveillance appropriée et que tous les membres clés du personnel, les bénévoles et le conseil d’administration puissent lire et comprendre les rapports financiers.

J’entends fréquemment des commentaires aux réunions de conseil d’administration comme « Je ne comprends pas les états financiers », « Je compte sur le Comité des finances et le personnel pour me dire ce que j’ai besoin de savoir sur les finances », et « Nous avons un vérificateur, donc tout va bien ». Un directeur d’organisation a une responsabilité fiduciaire envers les membres pour s’assurer que l’organisation est gérée de façon responsable sur le plan financier. Cette responsabilité ne peut être déléguée, ce qui signifie que le directeur pourrait être tenu personnellement responsable en cas de problème. Avec le seuil légal de « ce qu’une personne raisonnable ferait », il incombe à chaque directeur de s’assurer qu’il comprend ce que les rapports financiers lui disent.

Fournir au personnel, aux bénévoles et aux membres du conseil d’administration une formation en littératie financière est un moyen simple et rentable d’assurer une gestion financière responsable de l’organisme. À quelle fréquence lisez-vous un article de presse au sujet d’un organisme de sport qui a mal géré ses finances, entraînant ainsi une faillite ou la fraude? Voici trois exemples récents : 725 000 $ perdus; 315 000 $ détournés; et 468 000 $ volés.

S’assurer que vos employés clés possèdent les connaissances financières nécessaires pour gérer les finances de votre organisation est non seulement une bonne pratique de gouvernance, mais aussi une stratégie efficace de gestion des risques.

Si votre organisme a besoin d’aide pour gérer ses finances ou est intéressé à recevoir une formation en littératie financière, veuillez communiquer avec moi, Kathy Hare – keh@sportlaw.ca.

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