Résumé du poste
Se rapportant à la gestionnaire des opérations, le ou la responsable de l’administration des projets fournira des services essentiels de soutien de projet, de coordination, de communication et de soutien administratif pour assurer la continuité et le succès des initiatives clés au cours du congé de maternité.
L’une des responsabilités principales sera d’organiser et d’appuyer diverses composantes du projet de la Culture d’excellence d’ANP, incluant le suivi de la progression du projet, d’identifier et d’aborder les problèmes ou les risques et fournir des mises à jour sur l’avancement du travail. Ce poste est basé à Ottawa, en Ontario.
Responsabilités clés
Coordination de projet
- Planification du projet, des échéances et de l’horaire ; gestion des ressources clés du projet, au besoin.
- Agir comme personne-ressource principale pour les équipes internes, les gestionnaires de projet et les partenaires externes ; assurer une communication efficace et opportune des renseignements liés au projet.
- Favoriser des relations collaboratives avec les parties prenantes pour appuyer des projets.
Surveillance, compte rendu et amélioration
- Effectuer un suivi de la progression du projet, des étapes clés et des produits livrables ; fournir régulièrement des rapports aux intervenants.
- Contribuer aux séances d’évaluations de projet et de leçons apprises ; recommander et mettre en œuvre des mesures pour améliorer les processus et les résultats.
- Identifier les risques, contribuer à l’élaboration de stratégies d’atténuation et aborder les problèmes lorsqu’ils se présentent.
Gestion administrative et de l’information
- Gérer et mettre à jour les sites web et les listes d’abonnés pertinents (ex. : Sciences du sport Canada), pour assurer l’exactitude et l’affichage ponctuel des informations et des ressources.
- Gérer et surveiller les contrats pour assurer la conformité, l’achèvement des étapes et aborder toutes les préoccupations ou modifications, au besoin, tout au long du cycle de vie du contrat
- Offrir un soutien administratif général à l’équipe de direction des sciences de la performance et de l’innovation et aux équipes de projet.
- Maintien et contrôle efficace de la documentation à travers tous les projets.
- Soutien événementiel de priorité moindre ou hautement spécialisé, non relié aux initiatives clés en cours.
- Tâches administratives qui n’affectent pas les opérations essentielles (c.-à-d tâches de bureau générales non liées au projet ou à la recherche ou aux communications critiques).
- Séances d’amélioration de projet et de leçons apprises qui ne sont pas directement reliées aux projets en cours.
Qualifications
Éducation
- Baccalauréat dans un domaine pertinent tel l’administration des affaires, la gestion de projets, les communications, l’administration publique, les sciences de la santé ou une autre discipline étroitement liée.
- Une formation en gestion de projets est un atout (certification de PMP ou l’équivalent).
Compétences et expérience
- 2 années d’expérience professionnelle en administration de projets, en coordination ou autre fonction de soutien pertinente.
- Solides habiletés organisationnelles et en mode multitâches avec expérience avérée dans la gestion de multiples projets ou initiatives.
- Capacité innée de hiérarchiser les tâches, de respecter les délais et de s’adapter aux priorités changeantes.
- Excellentes aptitudes de communication écrite et verbale ; capable de présenter et de clairement transmettre des renseignements à une variété d’intervenants.
- Capacité à encourager des relations positives tout en collaborant avec divers partenaires internes et externes (c.-à-d : chercheurs, organisations sportives, universités et dirigeants).
- Souci du détail et de l’exactitude dans les tâches administratives.
- Expérience avec les outils de collaboration en ligne (ex. : MS Office 365, SharePoint, Teams, Zoom).
- Une expérience préalable dans la mise à jour du contenu des sites web d’organisations ou des systèmes de gestion des documents est considérée un atout.
- Capacités analytiques pour le suivi, l’évaluation et les rapports de progression du projet.
- Une expérience de télétravail et/ou dans un environnement d’équipe virtuelle est extrêmement bénéfique.
Atouts supplémentaires
- Expérience en sports, en recherche académique, en santé ou dans un environnement organisationnel à but non lucratif.
- Le bilinguisme (anglais/français) est un atout mais n’est pas essentiel.
Emplacement :
- Ce poste est en présentiel et est basé à Ottawa, en Ontario.