À PROPOS DU POSTE
Le coordonnateur ou la coordonnatrice des opérations et du marketing travaillera de manière transversale au sein de l’organisation. Cette personne sera responsable de la coordination et de l’exécution de diverses tâches liées aux membres, aux opérations de bureau, aux événements d’entreprise, et aux initiatives de marketing.
La personne retenue devra être disponible pour commencer au début du mois de février 2025.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Opérations
- Effectuer des tâches de réception : accueillir les invités, gérer le courrier et les colis, coordonner les envois.
- Gérer l’approvisionnement en papeterie, fournitures de bureau, produits de nettoyage, etc.
- Coordonner les comptes administratifs liés aux opérations de bureau (FedEx, Staples, etc.).
- Gérer et répondre aux courriels des boîtes de réception générales.
- Effectuer et suivre les inventaires, au besoin.
- Être le principal point de contact pour les opérations du bâtiment.
- Coordonner avec les fournisseurs de services (déneigement, aménagement paysager, etc.) et gérer les opérations de bureau.
- Préparer et diffuser régulièrement des informations aux employés concernant les opérations du bureau et du bâtiment.
- Effectuer des rondes de bureau hebdomadaires pour identifier les problèmes et maintenir la propreté.
- Coordonner la logistique de l’Assemblée générale annuelle (AGA), y compris la compilation et l’envoi des documents, le suivi des inscriptions, la configuration des logiciels de vote et l’assistance durant l’AGA.
- Contribuer à la logistique des réunions et événements (retraite du personnel, célébrations, assemblées générales, réunions du conseil d’administration).
- Offrir un soutien administratif au comité des nominations (coordination des réunions, rédaction des procès-verbaux, organisation des entrevues des candidats).
- Assister à la planification des voyages et réservations, au besoin.
- Participer au comité mixte de santé et de sécurité.
- Créer et distribuer des factures, au besoin.
- Soutenir le système de gestion des inscriptions et événements (REMS).
- Rédiger des rapports ou documents internes, au besoin.
- Offrir un soutien administratif au directeur général (rédaction de lettres, etc.).
- Accomplir d’autres tâches, au besoin.
Marketing
- Gérer l’inventaire, le suivi, les commandes et la distribution d’articles promotionnels.
- Aider à la gestion de la boutique des fans, y compris la planification des promotions sur les médias sociaux et le lancement de nouveaux produits.
- Participer aux boutiques pop-up lors d’événements, selon les besoins.
- Soutenir l’enchère annuelle (inventaire, suivi, catalogage, expédition des articles aux enchérisseurs).
- Contribuer à la gestion des publications, au suivi et à l’engagement sur les médias sociaux pour les événements.
- Assister à des événements, incluant des heures de travail en soirée ou fin de semaine, selon les besoins.
- Accomplir d’autres tâches, au besoin.
EXPÉRIENCE, QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
- Diplôme postsecondaire (un atout).
- Expérience en soutien administratif ou en planification et exécution d’événements (un atout).
- Expérience avec des bénévoles, des conseils d’administration ou des comités (un atout).
- Excellentes compétences organisationnelles et de planification, capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
- Précision et souci du détail.
- Solides compétences interpersonnelles pour interagir avec une variété de parties prenantes.
- Compétences verbales et écrites en anglais requises; capacité à communiquer en français (souhaitée).
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à établir et maintenir des relations avec des parties prenantes internes et externes.
- Capacité à soulever, porter, pousser ou tirer 30 livres occasionnellement (livraisons, installations pour événements).
- Discrétion et gestion du stress dans des situations exigeantes.
- Maîtrise des logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Connaissance professionnelle des médias sociaux.
- Disponibilité pour voyager au Canada.
- Permis de conduire valide.
- Autorisation légale de travailler au Canada.
LIEU DE TRAVAI
- Poste permanent à temps plein basé principalement au bureau d’Ottawa, situé sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek.
COMPENSATIONS TOTALES
- Salaire annuel de 45 000 à 50 000 $ selon les qualifications et l’expérience.
- Avantages médicaux et dentaires, plan de REER collectif, programme de bien-être annuel, augmentations salariales annuelles (conformément au manuel de l’employé).
CANDIDATURE
Soumettre une lettre de motivation et un CV via le lien suivant avant le jeudi 9 janvier 2025, à 9 h 00 (HE).
Lien : https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers/29
Natation Canada s’engage à offrir des accommodations pour les personnes handicapées. Veuillez contacter szuro@swimming.ca pour toute demande à cet égard.
Pour toute question sur le poste : jobs@swimming.ca
ENTREVUES
Les entrevues auront lieu en personne au bureau d’Ottawa les mardi 14 et mercredi 15 janvier 2025.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.