À propos des affaires étudiantes :
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l’expérience étudiante à l’Université d’Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d’être heureux, de se sentir bien et de s’épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s’inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d’apprentissage par l’expérience, et bien plus encore !
Il n’y a rien de plus gratifiant que d’aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.
À propos du poste :
Le secteur des loisirs des Gee-Gees de l’Université d’Ottawa est à la recherche d’une personne dynamique pour se joindre à l’équipe de direction à titre de Coordonnatrice principale ou Coordonnateur principal, Programmes de loisirs (Jeunesse et Camps). Nos programmes jeunesse et camps accueillent plus de 3 000 jeunes chaque année. Vous mettrez à profit votre expérience et votre engagement pour appuyer cette équipe dans l’amélioration continue des programmes et services que nous offrons. Vous ferez partie d’un groupe passionné de professionnel·le·s en loisirs, relevant du secteur des Loisirs et sports compétitifs (LSC) des Gee-Gees. Ce secteur dessert plus de 50 000 étudiant·e·s, employé·e·s, diplômé·e·s et membres externes dans les domaines de l’aquatique, du conditionnement physique, des cours spécialisés, des ligues intra-muros, des activités récréatives et des camps. En parallèle, le secteur LSC chapeaute également un programme de sports compétitifs riche en histoire, remontant à 1848. En tant que l’un des plus anciens programmes sportifs universitaires au Canada, les Gee-Gees se distinguent par leur excellence académique et sportive. Avec de nombreux championnats nationaux à leur actif et une tradition d’excellence dans la formation d’athlètes-étudiant·e·s de haut niveau, les Gee-Gees incarnent une grande fierté pour la capitale nationale.
Raison d’être du poste:
La personne titulaire du poste contribue à l’organisation des programmes du secteur des loisirs et est responsable de la planification et de la mise en œuvre des activités et événements destinés aux étudiant·e·s, au personnel et à la communauté externe, selon les orientations du programme, et en conformité avec les politiques et procédures en vigueur.
Ces programmes jouent un rôle clé dans l’expérience étudiante sur le campus, la réputation de l’université auprès de la communauté environnante, et représentent une source importante de revenus pour le secteur Loisirs et sports compétitifs (LSC).
Ce contrat initial de 12 mois comprend une option de renouvellement annuel, sous réserve des besoins opérationnels.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
- Planification des programmes relevant de votre portefeuille (assigné par votre superviseur), en collaboration avec d’autres secteurs de LSC, divers services universitaires et partenaires externes. Réserver les installations sportives et salles nécessaires et coordonner les horaires pour assurer le bon déroulement des activités. L’excellence de la prestation de services et de l’expérience utilisateur est au cœur de toutes les décisions.
- Service à la clientèle chaleureux et réactif, par téléphone, courriel ou en personne, y compris la gestion des requêtes sur les réseaux sociaux, la préparation et l’envoi de communications par courriel, et un soutien sur place lors des activités. Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes d’information et les orienter selon les procédures internes en vigueur. Une attention particulière est requise pour la mise en œuvre de programmes dans un secteur vulnérable incluant enseignement, développement, gestion d’intervention et travail social.
- Soutien à la mise en œuvre des politiques de programme et aux processus d’inscription. Répondre et intervenir en cas de problème, incluant les procédures disciplinaires des participant·e·s.
- Appui au recrutement, à la formation et à la supervision du personnel étudiant et occasionnel selon les processus du département, dans un contexte d’apprentissage expérientiel et axé sur les résultats.
- Préparer les demandes de rémunération et la documentation nécessaire à la création des profils d’emploi. Coordonner le processus du programme de travail-études pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.
- Gestion budgétaire des programmes assignés : suivi des dépenses, identification d’opportunités pour optimiser l’efficacité et les revenus. Produire divers rapports et indicateurs, réguliers ou ponctuels, pour évaluer les opérations et appuyer la planification stratégique. Participer activement aux séances annuelles de planification.
- Gestion documentaire efficace (électronique et, si nécessaire, physique) pour garantir la confidentialité et la disponibilité des documents à des fins de référence ou d’audit.
- Rédaction et mise à jour de documents internes (procédures, processus et systèmes) en lien avec les responsabilités du poste.
- Développement de contenus de communication pour impression, site Web des loisirs et plateformes sociales. Soutien à la stratégie de médias sociaux, en collaboration avec le superviseur et les créateurs de contenu étudiants.
- Appui général à divers projets spéciaux et services du secteur des loisirs, selon les besoins.
Ce que vous apportez :
- Formation postsecondaire dans un domaine pertinent, de préférence en éducation physique, kinésiologie, administration du sport ou gestion du sport, ou encore en administration des affaires / commerce. Un diplôme universitaire est préféré.
- Deux (2) ans d’expérience dans un poste administratif ou dans la planification et le soutien de programmes de loisirs. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience peut être considérée.
- Deux (2) ans d’expérience avérée en supervision d’employé·e·s étudiant·e·s dans un milieu postsecondaire.
- Bilinguisme (français et anglais) essentiel.
- Bonne compréhension du rôle des loisirs dans l’expérience étudiante et dans la création de communautés saines.
- Fortes aptitudes en service à la clientèle et en communication.
- Capacité à résoudre des problèmes dans des environnements à haute pression.
- Excellentes habiletés interpersonnelles, diplomatie et tact.
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression, dans des délais serrés.
- Compétences organisationnelles avancées : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Capacité à travailler en équipe.
- Grande autonomie et motivation personnelle.
- Vérification des antécédents judiciaires (secteur vulnérable) valide, et certification de premiers soins – niveau C RCR et DEA délivrée par un fournisseur approuvé par la CSPAAT.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, incluant MS Office (niveau avancé). Une connaissance des outils de conception graphique est un atout.
- Bonne maîtrise des réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn.
- Disponibilité pour travailler souvent les soirs et fins de semaine, selon les besoins des programmes.
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
- Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
- Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
- Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
- Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.