En quoi consiste un plan de communications? Quand faut-il l’élaborer? D’où vient l’information contenue dans le plan? Comment en rédiger un et pourquoi est-ce important? Dans les milieux de travail d’aujourd’hui, les méthodes de communication évoluent à un rythme effarant; sans préparation, la tâche peut s’avérer ardue. Avant de lancer un événement, un site Internet, un nouveau produit ou service, il est essentiel pour une organisation de produire un plan de communications afin de s’assurer que les efforts investis génèrent l’impact souhaité. Un bon plan de communications doit être une carte routière guidant l’effort vers des résultats spécifiques; il doit être relié à la marque de commerce, l’image, la mission, les valeurs et les objectifs de l’organisation. L’élaboration d’un plan de communications est un processus dynamique qui s’ajuste à l’évolution de l’organisation. Le plan de communications donne l’assurance à une organisation que son public cible reçoit, comprend et réagit à ses messages; de plus, l’organisation est certaine de faire les bonnes choses, de poursuivre les objectifs ciblés et de faire le maximum avec les ressources disponibles.
Quatre éléments à considérer lorsqu’on élabore un plan de communication :
1. Établissez vos messages-clés dès le départ – Le message clé fait partie de tous vos outils de communication, il en est le contenu essentiel; votre auditoire doit se rappeler le message une fois l’événement passé. Les messages clés contiennent des renseignements clairs et bien formulés qui devraient solliciter les gens et les intéresser.
Le message fondamental doit être :
- Percutant
- Créatif
- Accrocheur
- Stimulant
- Facile à comprendre et à se rappeler
- Pertinent pour le public visé
Les messages connexes procurent des faits, des exemples et des justifications simples pour renforcer les messages clés. Les messages connexes servent à susciter un « scénario » à partir de 2-3 éléments compris dans le message principal.
2. Identifiez votre public cible – Lorsque vous avez déterminé quels sont vos publics cibles, qu’ils soient internes ou externes, vous devez élaborer un plan et un message précis pour chacun d’entre eux.
- Publics internes : clubs, organisations nationales de sport, Sport Canada, Patrimoine canadien, athlètes, entraîneurs, personnel, centres et instituts de sport canadiens, partenaires d’entreprise, parents, etc.
- Publics externes : médias, partisans, partenaires d’entreprise potentiels, gouvernements et administrations (municipal, provincial, fédéral), etc.
3. Ayez une stratégie numérique – Il est essentiel d’intégrer les médias sociaux à votre plan de communication. Compte tenu des nombreuses plateformes de médias sociaux à la disposition des organisations pour communiquer leurs messages, leurs événements et leurs annonces, il est facile de rejoindre un vaste public à un faible coût. Utilisez le plus de plateformes possible et adaptez les messages clés en fonction de la plateforme utilisée.
4. Assurez une communication après l’événement – Ne sous-estimez pas l’importance d’une communication post-événement. Les communications post-événement facilitent la transition de l’événement en cours vers la réussite du prochain. En demeurant en contact avec les participants immédiatement après la clôture d’un événement, on peut renforcer les messages clés et construire sur le vécu de l’événement. En maintenant l’attention des participants sur l’événement et le vécu de l’événement, on prolonge l’excitation associée à un événement réussi et on maintient l’attention afin d’assurer la participation ultérieure.
Ressources
- Créer votre plan de communications par Sylvie Bigras
- Communications Strategy Template
- Plan the Work – Strategic Communication Planning for Not-for-Profit Organizations
- Integrated Marketing and Communication Plan Example – OPS Dragon Boat Club