Dans cet article, nous examinerons les interconnexions entre les Organisations Sportives Provinciales/Territoriales (OSPT) ainsi que leurs quipes et clubs affilis dans le contexte de lvolutions des processus de collectes et de partage des donnes, et limpacte que ces processus peuvent avoir sur la gestion des risques, le sport scuritaire et plus encore.
Pourquoi ce sujet est-il intressant? Ces 18 derniers mois, Interpodia travaill avec plus dune centaine dinstances provinciales, travers 22 sports diffrents du soccer au patinage de vitesse. La ralit est quil est difficile pour une OSPT de trouver un modle qui fonctionne pour tous les clubs/quipes et que le besoin de cration de relations directes et pertinentes avec les participants et parents au sein des clubs est en hausse.
Le Modle Traditionnel
Le modle traditionnel veut que le club ou lquipe collecte et fournisse les donnes des membres lOSPT accompagn des paiements verser lOSPT et parfois lOrganisme Sportif National (OSN). Ce modle comporte de nombreux dfis qui sont devenus plus problmatiques ces dernires annes. Les problmes qui surgissent avec ce modle incluent:
- LOSPT reoit des donnes extrieures qui manquent souvent d’exactitude et dinformations ncessaires pour satisfaire les organismes de financement et les assureurs.
- Le club se charge de collecter et stocker les formulaires de dcharge des participants et parents.
- Les participants et les parents ne sont pas en relation direct avec les OSPT
- LOSPT collecte les paiements en retard, et dans certains cas transfert une portion lOSN
De nombreuses initiatives ont t observes concernant lvolution de ce modle, certaines efficaces et dautres non. Lapproche la plus courante est celle ou lOSPT demande au club de ne plus collecter les frais dinscriptions ni les formulaires de dcharge au nom de lOSPT, en donnant deux options 1) Utiliser un systme dinscription intgr pour les membres du club qui inclut lachat et la validation de ladhsion lOSPT en une seule fois. 2) Demander tous les membres de se rendre sur le systme dinscription de lOSPT pour sinscrire et payer.
Cette dernire option nest pas toujours possible pour les clubs car ils ont souvent investi dans leur propre systme ou sont contractuellement li un fournisseur spcifique. De plus, cette option nest pas idale car elle cre un processus fragment pour les participants qui doivent s’inscrire au club et lOSPT sparment. Cela peut conduire des risques accrus pour le club tenu responsable de sassurer que tous leurs membres doivent tre en possession dune adhsion lOSPT valide.
Limpact de l’Anne 2020
Limpact de lanne 2020 et de la Covid-19 mis en lumire encore plus de bonnes raisons de sloigner de ce modle traditionnel, nous avons constat une augmentation du nombre d’organisations mettant profit la technologie afin dintgrer la collecte des donnes et des formulaires de dcharge avec les clubs et OSPT. Cela apporte beaucoup davantages tels quune meilleure communication entre les OSPT et leurs athltes et parents et la possibilit pour les OSPT de sassurer que chaque membre possde les bonnes adhsions et signe les formulaires appropris et que chaque entraneur ait valid sa vrification d’antcdents judiciaires. Ce genre d’intgration permet au club de se dcharger du poids de la conformit, ils ont souvent accs des degrs diffrents de ressources et de sophistication technique. Ces intgrations permettent galement aux OSPT de bnficier de donnes fiables utilises pour le financement, les sponsors, la rtention et lexpansion.
La solution dintgration la plus vidente est lutilisation du mme systme d’inscription pour lOSPT et le club. Mme si cela perfectionne les procds pour chaque organisation et ses membres, son implmentation peut se rvler complique. Ceci dit, nous avons observ beaucoup dorganisations sportives tirer le meilleur de cette priode incertaine de pandmie, ils ont pu rendre des changements possibles qui gnralement aurait pris des annes se mettre en place par rticence.
Des Solutions Diffrentes pour lIntgration des OSPT
Nous pensons intressant dexplorer trois solutions diffrentes concernant lintgration des affiliations entre les organisations sportives qui non seulement rduisent les risques mais aident galement atteindre des objectifs et plans stratgiques. Avant de jeter un il ces solutions, il est important de connatre les exigences lies lintgration et aux processus des organisations sportives ainsi que les organisations affilies.
Exigences des OSPT:
- Construire une relation et une communication directe entre les parents ou tuteurs lgaux de chaque athlte, entraneur, officiel, bnvole ou autres.
- Sassurer que les accords, attestations et formulaires de dcharge soient grs et stocks pour de futurs besoins.
- Grer le contrle des antcdents judiciaires des entraneurs et personnes concernes
- Diviser et remettre les paiements respectifs aux organisations sportives nationales (OSN) et OSPT en temps voulu.
- Sassurer que les paiements des adhsions soient collects par le club/lquipe affilie en temps voulu et de manire efficace qui ne mne pas des poursuites.
Exigences des Clubs/quipes Affilies
- Sassurer que chaque participant possde une adhsion lOSPT valide.
- Sassurer que le parent ou tuteur lgal a rempli les formulaires et accords requis.
- Remettre les fonds collects au nom de lOSPT/OSN
Les Trois Scnarios les Plus Communs pour les Clubs Affilis
Ci-dessous, nous avons mis en exergue les trois structures les plus courantes de relations entre OSPT et Clubs et avons not les expriences utilisateurs et dcrit comment le meilleur procd peut tre mis en place.
Scnario de Club #1 – Deux Inscriptions Spares
Dans ce scnario, le club utilise un systme dinscription diffrent de celui de son OSPT. Le club envoie ses membres sinscrire sur le systme dinscription de lOSPT afin de payer leurs frais dadhsion. Ce type de club requiert galement un systme de validation afin de sassurer que chaque membre correctement pay ses frais d’adhsions
Note: 5/10
Exprience Utilisateur
Pour lacheteur, linscription est fragmente. Les participants doivent utiliser des systmes diffrents et faire des paiements spars. Ils doivent entrer les mmes informations deux fois et il y a souvent un dcalage entre linscription au club et lOSPT. Cela cre du travail supplmentaire pour lacheteur (une barrire la croissance) et ne reflte pas limage dun sport intgr ou les OSPT/OSN font partie de la mme communaut.
Exprience du Club
Si une interface de programmation applicative (API) nest pas possible entre la plateforme du club et celle de lOSPT, le club doit manuellement vrifier chaque adhsion ainsi que continuellement vrifier quelles sont jour. Cela laisse la possibilit quune personne puisse tre active au sein dun club alors quelle ne possde pas ladhsion requise (potentiellement donc non assure) toute poursuite est alors de la responsabilit du club et de ses grants
Exprience de lOSPT
La totalit des membres du club peuvent ne pas sinscrire lOSPT, rduisant la source de revenus provenant des ventes dadhsions et le nombre de membres (cela peut impacter les subventions et les revenus des sponsors). La charge administrative lie aux communications avec le club est souvent plus consquente (ex: le club demande si la personne X possde bien une adhsion valide – cest particulirement vrai pour les adhsions techniques commes les entraneurs ou officiels)
Solution Implmente:
Si lOSPT choisit cette option, le processus dinscription au club doit comprendre lenvoie des membres vers le site de lOSPT afin quils obtiennent leur adhsion. Linscription au club doit utiliser une vrification API pour sassurer que cest fait (cd si la personne possde une adhsion valide). Cela peut inclure lutilisation dun numro de membre ou la vrification du nom du membre. Avec lAPI, le systme peut vrifier que ladhsion lOSPT est valide. Le membre peut alors sinscrire l’activit souhaite.
Scnario de Club #2 – Une Seule Inscription – Donnes Envoye lOSPT
Dans ce scnario, le club ne souhaite pas que chaque membre sinscrive et remette largent lOSPT eux-mmes. la place, le club collecte le paiement des adhsions lOSPT ainsi que les formulaires de dcharge puis donne ces donnes lOSPT pour crer une base de donnes des adhsions.
Note 7/10
Exprience Utilisateur
Du point de vue de lutilisateur, il na besoin de se rendre que sur un seul site et paye pour son inscription (ou sur papier)
Exprience du Club
Du point de vue du club, il existe charge administrative ainsi que des risques concernant la gestion de la collecte des formulaires de dcharge des adhsions et les paiements. En plus du poids de devoir collecter les formulaires et paiements, il y a une charge administrative consquente lie l’envoi des informations lOSPT. Il y a un risque de ne pas envoyer les informations compltes.
Exprience de lOSPT
LOSPT n’a presque aucune interaction avec ses membres et donne toute sa confiance aux administrateurs des clubs afin quils prennent en charge la collecte des formulaires. LOSPT ne peut jamais tre certaine 100% quelle reoit tous les fonds quelle devrait percevoir et des dlais significatifs existent quant la collecte des fonds de la part des clubs (en plus de la charge administrative des comptes, factures etc.)
La Solution
La solution ce type de scnario consiste sassurer que les clubs effectuent leur affiliation annuelle avec lOSPT depuis son systme dinscription. Cela crer un environnement o le club peut galement importer les donnes de ses membres pour avoir une adhsion OSPT par membre.
Une fois import, chaque membre/parent du club reoit un email de confirmation les informant que leur inscription et paiement lOSPT t faite mais que pour que cette inscription soit valide ils doivent signer les accords et formulaires de dcharges de lOSPT via un lien envoy par courriel. Une fois sign, le membre reoit une carte de membre digitale, un numro de membre, et un courriel de confirmation. Aprs limportation des membres du club vers le systme de lOSPT, le club peut dcider des fonds ds lOSPT au moment de limportation.
Ce modle hybride permet de respecter les exigences afin de sassurer que chaque membre de lOSPT est en accord avec les termes et conditions de ladhsion (tout comme les avantages – par exemple une assurance) et que chaque OSPT reoit ses fonds (ou quelle soit au moins notifie du montant d). Les clubs ont toujours la possibilit de grer leurs inscriptions directement, mais cela apporte une certaine tranquillit desprit par rapport la gestion des risques.
LInconvnient
Les clubs doivent sassurer quils collectent les bonnes donnes pour tous les membres; si le membre est mineur au moment de linscription au club, le club doit recueillir le nom, courriel et type de relation du parent ou gardien lgal. Puis le club doit runir ces informations dans un format importable bas sur un modle de feuille de calcul.
Scnario de Club #3 – Une Seule Inscription avec Donnes, Formulaires et Paiements Intgrs
Dans ce scnario, le club utilise le mme logiciel dinscription que lOSPT, les membres sinscrivent au club et lOSPT (et OSN ou/et Organisation Internationale) en mme temps et signent les formulaires de dcharge du club et de lOSPT.
Note 10/10
Exprience Utilisateur
Lutilisateur entre ses informations et paye en une fois. Il sait que linscription et les adhsions au club et lOSPT sont lies et quil peut ds lors participer des vnements ou formations grs par le club ou lOSPT sans vrification pralable.
Exprience du Club
La collecte des formulaires de dcharge et des fonds ainsi que leur versement sont enlevs de la responsabilit du club. Seuls les fonds lis au club sont remis au club, rduisant considrablement la charge administrative. Les grants du club savent que leurs membres ne peuvent pas sinscrire leur club sans avoir une adhsion/assurance valide avec lOSPT.
Exprience de lOSPT
LOSPT reoit les fonds temps, une relation avec le membre est cre, les donnes et rapports sont prcis pour les organisations de financement, assurances, sponsors et autres. Cela rduit considrablement les risques et la charge administrative autour de la collecte des paiements des adhsions. Avoir ces donnes peut long terme favoriser lanalyse et la rtention des membres, allonger la dure dinscription des membres, diversifier les cibles et collectes dinformations et identifier les athltes prsents depuis une longue priode.
Solutions:
Dans ce scnario, le club peut ajouter son processus dinscription des ventes de produits, programmes et adhsions sur la plateforme Interpodia, tout comme les OSPT. Les membres peuvent s’inscrire au club et lOSPT en mme temps et payer en une seule transaction. Ils reoivent un courriel de confirmation des deux organisations et en arrire-plan, le systme divise les paiements et les formulaires de dcharge sont accessibles lOSPT.
LInconvnient
Tous les clubs ou quipes ne sont pas forcment positionns ou intresss par une nouvelle forme dinscription. Linscription en ligne ne fonctionne pas pour tous les affilis tel que les quipes scolaires qui collectent des formulaires papiers et qui couvrent les frais d’inscription des membres lOSPT.
Un Mot de la Part de nos Partenaires, Markel Canada Limited
Au dbut de lanne 2020, Interpodia annonait son partenariat stratgique avec Markel Canada Limited, une division de Markel International qui fournit des solutions dassurances de responsabilit commerciale travers le Canada. Ce partenariat runit la technologie dInterpodia et les connaissances approfondies de lindustrie et l’expertise en assurance de Markel dans le but daider les organisations sportives atteindre un niveau d’efficacit rapidement pour leur systme li au sport scuritaire. Avec les effets nfastes de la pandmie sur les organisations sportives, le besoin de service de diminution des risques devient crucial en vue du retour du sport en 2021.
Dans une socit de plus en plus litigieuse, la collecte de donnes et les processus visant aider promouvoir la scurit deviennent des facteurs cls pour toutes les activits, et plus particulirement dans le milieu sportif. Une exprience utilisateur simplifie reliant les participants leurs organisations dirigeantes est, sans aucun doute, l’outil cl pour permettre aux organisations de commencer leur retour au sport en toute srnit. Affirme Gina Bennett, vice-prsidente du secteur des sports, des loisirs, et de la condition physique chez Markel Canada
Bien que les effets durables de la Covid-19 sur notre conomie soient pour linstant inconnus, toutes les organisations devront l’avenir se concentrer sur les mesures de scurit qu’elles devront mettre en place. Comme le soulignent les scnarios ci-dessus, un processus fluide entre les participants et leurs organisations dirigeantes est le moyen le plus simple et le plus sr de garantir que les formulaires de dcharge soient correctement collects et stocks, que des contrles de sant soient effectus et que les OPTS, les OSN, et les participants et leurs familles soient au courant de toutes ces informations. Le partenariat de Markel Canada avec Interpodia jouera un rle important pour nos assurs dans le retour au sport aprs la pandmie .
Pour les organisations sportives nationales et provinciales sous la pression de devoir se conformer aux nouvelles normes de gouvernance ou d’assurance, ce partenariat donne aux organisations sportives l’occasion d’utiliser une approche multidisciplinaire et multi-agences systmatique. Avec Markel comme partenaire d’assurance officiel d’Interpodia, l’utilisation de cette technologie peut entraner des conomies de primes dassurance refltant une diminution des risques.
Rflexions finales
Les clubs et les quipes sont un lment essentiel de l’cosystme sportif et ont une grande varit de besoins et de processus mis en place. Il n’est pas toujours raliste d’essayer de faire en sorte que tous les clubs et quipes suivent le mme processus et le tout sur un seul systme. En tant que partenaire technologique des clubs, des OPTS et des OSN, nous comprenons limportance de permettre aux organisations dutiliser un systme capable de grer tous ces diffrents processus en mme temps. Esprons que la prise de conscience de la ncessit de faire voluer les processus se produise de manire plus organique qu’ la suite d’un incident majeur.
Les plus grandes russites seront les PTSO qui seront en mesure d’offrir ces trois approches simultanment et qui donneront leurs clubs / affilis la possibilit de choisir l’approche qui leur convient le mieux, offrant une flexibilit pour les clubs tout en garantissant le sport scuritaire et en sassurant que des politiques covid-19 sont respectes..
Nous serions ravis de connaitre vos opinions ou questions dans les commentaires ci-dessous, ou alors participer la conversation en ligne @interpodiatech sur les rseaux sociaux. Si vous souhaitez discuter en tte–tte avec notre quipe de direction, nous serons heureux de discuter des meilleures pratiques et des obstacles que vous pourriez rencontrer.
Vous pouvez rserver une consultation gratuite ici.
propos d’Interpodia Technology
Interpodia travaille avec les organisations sportives nationales et provinciales, les clubs sportifs et les vnements pour fournir des systmes dinscription modernes et flexibles et une gestion des adhsions qui peut unifier les vnements, les clubs, les OSPT et ONS sur une seule plateforme. Depuis qu’Interpodia a commenc ses activits en 2009, il a soutenu plus de 20 organisations nationales, plus de 100 organisations provinciales et des milliers de clubs sportifs avec une large gamme de services. En dehors de l’inscription et de la gestion des membres, l’cosystme d’Interpodia fournit des outils de gestion du sport et des risques srs, et sert galement de plaque tournante pour s’intgrer d’autres spcialistes verticaux tels que des outils de communication de MailChimp, les centres de conception et de distribution de produits et les systmes de vrification des antcdents judiciaire.