Réceptionniste - Canadian Olympic Committee

Date de publication: aoû. 28, 2018

Date limite pour postuler: sep. 11, 2018

Réceptionniste

 

Contribuez au développement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence dans le sport de haut niveau. Nous sommes le plus important supporteur privé du sport de haut niveau au Canada et nous sommes responsables de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.

La personne occupant la fonction de réceptionniste jouera un rôle de représentant du COC auprès du public à titre de premier point de contact en fournissant un service à la clientèle exceptionnel en temps opportun au moment de répondre aux appels et d’accueillir les visiteurs non annoncés en plus d’appuyer l’administration et les besoins généraux du département des Opérations.

LIEU DE TRAVAIL
Ce poste sera au bureau du COC à Toronto, situé au 250, rue Yonge. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET PRIORITÉS

Réception

  • Agir à titre de premier point de contact pour tous les invités; accueillir les visiteurs, annoncer les visiteurs aux employés et respecter les procédures d’accueil des visiteurs dans les bureaux;
  • Répondre aux appels téléphoniques : transférer les appels aux employés et/ou répondre aux demandes, au besoin.

Tâches administratives du département des Opérations

  • Collaborer avec la réceptionniste de Montréal afin d’assurer une communication fluide et une collaboration efficace entre les bureaux;
  • Participer à l’embauche et à la gestion d’entrepreneurs tiers (peintres, déménageurs, etc.);
  • Collaborer avec l’équipe de gestion de l’édifice afin de conserver un environnement de travail propre, fonctionnel et sécuritaire pour tous les employés;
  • Gérer les procédures opérationnelles du bureau (atténuer les besoins d’audiovisuel, etc.) et proposer des changements afin d’améliorer les opérations et leur efficacité;
  • Coordonner les réservations de salles de réunion faites par les employés du COC ou demandées par des clients ou associations externes, les services d’un traiteur, la préparation des salles, les besoins techniques et logistiques, selon les besoins;
  • Participer à l’organisation des réunions et conférences téléphoniques de comités et de la direction et contribuer à la préparation et à la distribution des documents pour ces rencontres
  • Préparer les rapports financiers et sommaires et faire le rapprochement des comptes pour les dépenses du bureau (Staples, Wheels, Taxis et Purolator, etc.);
  • Acheminer et classer divers documents;
  • Rédiger et relire toute la correspondance destinée aux employés du bureau;
  • Apporter son aide à la haute direction pour des tâches administratives générales, notamment la fusion, la coordination d’invitations aux événements, la mise à jour de la liste de contacts, le traitement des envois et le maintien de dossiers et de documents;
  • Mettre à jour le répertoire des employés, au besoin
  • Apporter son aide à l’équipe des Ressources humaines dans le processus d’intégration et de licenciement d’employés (cartes professionnelles, stations de travail, activation de cartes d’accès à l’édifice, etc.);
  • Apporter son aide à d’autres projets, selon les besoins.

Tâches administratives générales

  • Préparer le courrier et les envois postaux par messagerie prioritaire au quotidien;
  • Faire la réception des envois postaux et du courrier, les ouvrir (traiter les factures et les codifier si nécessaire) et les distribuer;
  • Faire le suivi des besoins en fournitures de bureau et les besoins particuliers à certains secteurs (papier, encre, etc.), passer les commandes et assurer la gestion des fournitures;
  • Voir à la maintenance des équipements de bureau et s’assurer de leur fonctionnement optimal en tout temps;
  • Voir à la maintenance, aux besoins en fournitures et aux opérations des espaces communs, y compris la réception, les salles de réunion, les salles de production et les cuisines (lave-vaisselle, café frais, vaisselle, etc.), répondre aux besoins quotidiens, et s’assurer de l’état convenable des lieux en tout temps;
  • Coordonner les réservations de salles de réunion, les services de traiteur, la préparation des salles, les besoins techniques et logistiques, selon les besoins;
  • Apporter son aide à la gestion des entrepôts du bureau;
  • Acheter et fournir des produits alimentaires sains pour chaque petit-déjeuner du lundi matin.

Autres tâches

  • Participer aux réunions administratives et de coordination, selon l’horaire prévu.
  • Gérer de façon indépendante de petits projets attribués et fournir des mises à jour au ou à la gestionnaire de bureau, au besoin.

COMPÉTENCES ET HABILETÉS ESSENTIELLES

Éducation et expérience

  • Une année d'expérience dans un poste administratif, de préférence
  • Diplôme collégial ou universitaire, de préférence

Compétences et habiletés

  • Bilinguisme parfait (français et anglais obligatoires – d’autres langues, un atout)
  • Fortes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
  • Personnalité agréable et communication courtoise et professionnelle au téléphone
  • Importance accordée à l’étiquette d’affaires et la confidentialité
  • Tout à fait capable de travailler dans un excellent environnement d’équipe
  • Démontre de la flexibilité, un sens de l’initiative et un souci élevé du détail
  • Personne entreprenante, poussée par une grande motivation à prendre de nombreuses initiatives et démontrant la capacité à s’ajuster en fonction des priorités en évolution et à respecter des échéanciers concurrents
  • Capacité à travailler dans un environnement créatif en constante évolution tout en gardant une attitude positive
  • Gestion efficace du temps, capacité à établir les priorités en ce qui concerne le flux de travail et les horaires
  • Excellentes connaissances techniques, y compris de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook et Power Point (nécessaires))
  • Connaissances du milieu sportif canadien et enthousiasme à l’égard du sport en général (un atout)
  • Démonstration et représentation des valeurs du COC, notamment la Responsabilité,
  • l’Excellence, le Plaisir, le Respect et la Bravoure

RÉMUNÉRATION
Salaire compétitif basé sur l’expérience. Excellent ensemble d’avantages sociaux.                         

SOUMISSION DES CANDIDATURES
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation d’ici au 11 septembre 2018 à dotation@olympique.ca en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été sélectionnés pour une entrevue.

Statut d’emploi: Full Time
Type de poste: Employé
Fourchette salariale: 

Coordonnées

Personne ressource: Dayna Maaten
Emplacement: Toronto
Adresse: 
250 Yonge St.
Suite 3000
Toronto, ON M5B 2L7
Canada
Numéro de téléphone: 
Numéro de télécopieur: 
Site Web: https://olympique.ca/possibilites-demploi/Apply by Email